Homologación y documentación CAE

En Organización > Homologación y CAE puedes mantener los documentos exigidos por las administraciones de fincas con las que trabaja tu empresa.

Por qué existen varios expedientes

Cada administración puede definir requisitos, especialidades, fechas de vigencia y criterios de revisión distintos. Por eso la pantalla comienza con Situación por administrador.

La homologación con una administración no implica que la empresa esté homologada automáticamente con las demás.

Entender la vista general

La cartera muestra para cada administración:

• Estado global del expediente.
• Número de documentos que requieren atención.
• Documentos pendientes, rechazados, caducados o próximos a caducar.
• Documentos que están en revisión.
• Próxima fecha de vencimiento.

Utiliza Abrir expediente para entrar en el detalle de una administración.

Estados habituales

Estado	Qué significa	Qué hacer
Falta documento	Todavía no se ha aportado un archivo obligatorio.	Subir el documento solicitado.
Pendiente / en revisión	La administración está revisando la versión enviada.	Esperar o comprobar si existen observaciones.
Válido / aprobado	La versión cumple el requisito.	Controlar su fecha de caducidad.
Próximo a caducar	El documento sigue siendo válido, pero vence pronto.	Preparar y subir la renovación.
Caducado	La vigencia ha terminado.	Aportar una nueva versión.
Rechazado	La administración ha detectado un problema.	Leer el motivo y presentar una corrección.

El estado global puede mostrar también que el expediente está incompleto, homologado, rechazado o suspendido según la decisión de la administración.

Aportar o renovar un documento

1. Abre el expediente de la administración correcta.
2. Localiza el requisito.
3. Revisa a quién o a qué especialidad se aplica.
4. Pulsa Aportar documento o Renovar documento.
5. Selecciona un PDF, documento Word o imagen de hasta 15 MB.
6. Indica el número de documento si procede.
7. Añade la fecha de emisión.
8. Indica la fecha de caducidad cuando corresponda.
9. Pulsa Enviar a revisión.

La nueva versión queda pendiente de revisión. Si había una versión aprobada, se conserva en el historial y puede seguir siendo válida hasta su vencimiento según el requisito.

Corregir un documento rechazado

1. Filtra por Rechazados.
2. Abre el requisito afectado.
3. Lee el Motivo de revisión indicado por la administración.
4. Corrige el archivo o sus datos.
5. Utiliza Renovar documento para enviar una nueva versión.

No sobrescribas el archivo anterior: el sistema conserva todas las versiones para mantener la trazabilidad.

Documentos generales, por especialidad y por trabajador

Un requisito puede afectar a:

• Toda la empresa.
• Una especialidad concreta.
• Un trabajador identificado.

Los documentos nominativos muestran el nombre del trabajador. Si esa persona no aparece, revisa antes su ficha en Organización > Equipo operativo.

Consultar el historial

En Historial del expediente puedes ver:

• Versiones aportadas.
• Fecha y persona que realizó cada envío.
• Resultados de revisión.
• Decisiones de homologación.
• Observaciones de la administración.

También puedes descargar las versiones activas desde el requisito correspondiente.

Cómo afecta la CAE a la planificación

Cuando una orden se programa con trabajadores concretos, Onzane comprueba los requisitos obligatorios que les afectan. Si falta documentación requerida, la intervención no podrá programarse hasta resolverla.

Este control evita enviar a una comunidad a personal que no cumple las condiciones definidas por su administración.

Rutina recomendada

1. Revisa semanalmente la Próxima caducidad.
2. Atiende primero documentos rechazados, caducados y ausentes.
3. Sube renovaciones antes de comprometer nuevas intervenciones.
4. Verifica que cada documento se ha aportado en el expediente de la administración correcta.
5. Consulta la bandeja para detectar rechazos o vencimientos sin revisar toda la cartera.

Continúa con Bandeja, avisos y ayuda para configurar el seguimiento personal.