Comunidades

Esta sección explica cómo gestionar tus comunidades clientes en Onzane. La comunidad es el centro de casi todo el trabajo: propiedades, propietarios, documentos, incidencias, presupuestos, cuotas, contabilidad, pagos, fiscalidad e informes dependen de que la comunidad esté bien configurada.

1. La idea general

En Onzane, cada comunidad funciona como un espacio propio. Dentro de ese espacio se guardan sus datos, sus módulos, sus usuarios relacionados y su actividad.

Como administrador de fincas, puedes ver muchas comunidades desde la misma cuenta, pero cada comunidad debe mantenerse de forma independiente. Esto evita mezclar documentos, recibos, proveedores o comunicaciones entre clientes.

2. Dónde se gestiona

La entrada principal está en:

Comunidades > Mis comunidades

Al abrir una comunidad, verás su panel y accesos a las secciones internas.

También existe una vista específica para control económico multi-comunidad:

Comunidades > Presupuestos

Esa pantalla sirve para revisar de forma global el estado de presupuestos, cuotas, recibos y cierres pendientes.

3. Qué revisar al crear o recibir una comunidad

Antes de empezar a operar, revisa:

1. Nombre correcto de la comunidad.
2. Dirección y datos identificativos.
3. Módulos que se van a usar.
4. Usuarios o perfiles que tendrán acceso.
5. Propiedades y propietarios.
6. Proveedores habituales.
7. Documentos iniciales.
8. Configuración contable si se usará contabilidad.
9. Cuenta bancaria de la comunidad si se usarán remesas.
10. Forma de cobro de las propiedades si se emitirán recibos.

No todas las comunidades necesitan el mismo nivel de configuración desde el primer día, pero las partes económicas y de comunicación sí dependen mucho de los datos base.

4. Panel de comunidad

El panel de una comunidad es el punto de entrada al trabajo diario. Desde ahí puedes revisar accesos a módulos y detectar información pendiente.

Úsalo como una pantalla de orientación. Si necesitas hacer una tarea concreta, entra después en el módulo correspondiente: propiedades, documentos, incidencias, contabilidad, cobros, pagos, informes u otros.

5. Configuración

La configuración de la comunidad contiene los ajustes que determinan cómo se comporta esa comunidad en Onzane.

Aquí debes revisar:

1. Datos generales.
2. Módulos activos.
3. Preferencias de funcionamiento.
4. Parámetros que afectan a comunicaciones, reservas, cobros o contabilidad.

Cambiar una configuración puede afectar a procesos ya en marcha. Antes de tocar ajustes de una comunidad activa, piensa qué módulos dependen de ese dato.

6. Importaciones

Las importaciones sirven para cargar datos de forma masiva, especialmente al empezar con una comunidad o al actualizar información relevante.

Pueden utilizarse para datos como propiedades, residentes, proveedores u otros listados según el módulo.

Antes de importar:

1. Revisa que el archivo tenga datos limpios.
2. Comprueba que no vas a duplicar información.
3. Haz coincidir columnas con los campos correctos.
4. Valida el resultado después de importar.

Una importación ahorra mucho tiempo, pero si el archivo viene mal preparado puede crear trabajo adicional de revisión.

7. Mantenimiento de la comunidad

Una comunidad no se configura una vez y se olvida. Durante el año cambian propietarios, residentes, proveedores, contratos, presupuestos, cuotas, incidencias y documentos.

Conviene revisar periódicamente:

1. Propiedades sin propietario asignado.
2. Residentes obsoletos.
3. Proveedores que ya no trabajan con la comunidad.
4. Documentos importantes sin clasificar.
5. Presupuestos o cuotas pendientes.
6. Propiedades sin forma de cobro cuando la comunidad trabaja con domiciliación.
7. Incidencias abiertas demasiado tiempo.
8. Cierres contables o fiscales pendientes.

8. Relación con otros módulos

La comunidad alimenta todos los módulos.

Si falta una propiedad, las cuotas pueden salir mal. Si falta la forma de cobro, la remesa puede quedar bloqueada o incompleta. Si falta un proveedor, una factura puede quedar incompleta. Si no está bien configurado el ejercicio, los informes contables no serán correctos. Si los propietarios no están actualizados, las comunicaciones o votaciones pueden llegar a quien no corresponde.

Por eso, cuando algo no encaja en un módulo, revisa primero los datos base de la comunidad.

9. Errores habituales

El error más habitual es empezar por tareas avanzadas sin haber preparado la comunidad. Por ejemplo, emitir recibos antes de revisar propietarios o crear una votación sin revisar el censo.

Otro error es dejar datos antiguos porque "ya se corregirán luego". En una comunidad activa, los datos antiguos terminan apareciendo en documentos, comunicaciones, remesas o informes.

También conviene evitar comunidades con nombres poco claros. Si tu administración gestiona muchas comunidades, un nombre ambiguo puede provocar errores operativos.

10. Resumen operativo

Para gestionar bien una comunidad:

1. Entra desde Comunidades > Mis comunidades.
2. Revisa configuración y módulos activos.
3. Mantén propiedades, propietarios, residentes y formas de cobro al día.
4. Usa importaciones con archivos revisados.
5. Consulta el panel para detectar trabajo pendiente.
6. Usa Comunidades > Presupuestos para control económico multi-comunidad.