Accesos, roles y actividad

La sección Organización > Accesos controla quién puede entrar en el panel web y qué puede hacer. No debe confundirse con Equipo operativo, donde se organizan los trabajadores que realizan intervenciones.

Necesitas permiso de gestión

Puedes consultar esta sección con team.view. Para invitar, cambiar roles, configurar permisos o retirar usuarios necesitas permiso de gestión de accesos.

Los tipos de identidad

La cuenta se organiza en tres niveles:

1. Empresa proveedora: contiene los datos corporativos y todas las relaciones con comunidades.
2. Usuarios del panel: personas con email y contraseña propios que trabajan en áreas comerciales, operativas o económicas.
3. Trabajadores: personas que ejecutan trabajos sobre el terreno y pueden formar parte de equipos operativos.

Una misma persona puede ser usuario del panel y trabajador, pero son funciones diferentes y se administran en lugares distintos.

Invitar a una persona

1. Entra en Organización > Accesos.
2. Localiza Invitar a una persona.
3. Indica el nombre, si lo conoces.
4. Introduce su correo electrónico.
5. Selecciona el rol inicial.
6. Pulsa Enviar invitación.

La persona recibirá un enlace seguro válido durante siete días. Desde él podrá confirmar su nombre y crear la contraseña.

En Invitaciones pendientes puedes:

• Comprobar a quién se ha invitado y con qué rol.
• Ver cuándo caduca cada enlace.
• Reenviar una invitación, generando un nuevo plazo.
• Cancelar una invitación que ya no deba utilizarse.

Roles predefinidos

Onzane incorpora perfiles iniciales que facilitan una configuración coherente:

Rol	Uso habitual
Propietario	Responsable principal de la cuenta, con acceso completo.
Administrador	Gestión completa de la empresa, los usuarios y los procesos.
Comercial	Oportunidades y consulta de información necesaria para preparar ofertas.
Operaciones	Incidencias, órdenes, planificación, equipo operativo, ejecución y CAE.
Contabilidad	Contratos, facturas y seguimiento económico.
Solo lectura	Consulta amplia sin capacidad de modificar procesos.

La persona propietaria no se puede desactivar o eliminar desde las acciones ordinarias del equipo.

Crear un rol personalizado

Si los perfiles predefinidos no encajan con la organización de tu empresa:

1. Abre Roles personalizados.
2. Selecciona Nuevo rol.
3. Escribe un nombre reconocible, como Responsable CAE o Coordinación técnica.
4. Marca los permisos que necesita.
5. Guarda el rol.
6. Asígnalo a los usuarios correspondientes.

Los permisos están agrupados por áreas y suelen separar ver de gestionar. Por ejemplo, una persona puede consultar facturas sin tener capacidad para presentarlas o corregirlas.

Un rol personalizado no se puede eliminar mientras esté asignado a un usuario o a una invitación vigente.

Aplicar excepciones individuales

En cada usuario puedes abrir Excepciones individuales. Para cada permiso existen tres opciones:

• Heredar del rol: aplica la configuración normal del perfil.
• Permitir: concede expresamente el permiso.
• Denegar: retira expresamente el permiso.

Utiliza estas excepciones con moderación. Si muchas personas necesitan las mismas excepciones, suele ser más claro crear un rol personalizado.

Cambiar o retirar un acceso

Desde la ficha de una persona puedes:

• Cambiar su rol.
• Activar o desactivar su cuenta.
• Ajustar permisos individuales.
• Eliminar su acceso al panel.

Desactivar es preferible cuando la ausencia puede ser temporal. Eliminar retira el usuario, pero la actividad histórica registrada continúa formando parte de la trazabilidad de la empresa.

No puedes eliminar tu propio acceso desde esta pantalla ni eliminar a la persona propietaria.

Consultar el registro de actividad

La parte inferior muestra la actividad reciente de la organización. Puedes filtrar por:

• Tipo de acción.
• Usuario.
• Fecha inicial.
• Fecha final.

Las acciones registradas incluyen accesos, invitaciones, cambios de roles, ofertas, respuestas a incidencias, documentación CAE, planificación, ejecución, contratos y facturas, entre otras.

Si tienes permiso de gestión, puedes exportar el resultado en CSV. El archivo contiene fecha, usuario, correo, acción, elemento relacionado e IP cuando está disponible.

Configuración recomendada

1. Conserva un único propietario claramente identificado.
2. Asigna un administrador de respaldo.
3. Separa los perfiles comercial, operaciones y contabilidad.
4. Activa MFA en las cuentas con capacidad de gestión.
5. Desactiva accesos en cuanto una persona deje de necesitarlos.
6. Revisa y exporta periódicamente la actividad si tu procedimiento interno lo exige.

Continúa con Equipo operativo para organizar a quienes realizan las intervenciones.