Documentos

Esta sección explica cómo usar Onzane como archivo documental de una comunidad. Los documentos son una parte central del trabajo del administrador: contratos, actas, presupuestos, comunicados, facturas, certificados, normas, partes, informes y documentación que los propietarios pueden necesitar consultar.

1. La idea general

Onzane permite organizar documentos por comunidad y, cuando tiene sentido, compartirlos con colectivos concretos.

El objetivo no es solo guardar archivos. El objetivo es que el documento correcto esté en la comunidad correcta, dentro de la carpeta correcta y accesible para las personas adecuadas.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad:

Comunidad > Documentos

También puede haber opciones relacionadas con:

Comunidad > Documentos > Carpetas

Comunidad > Documentos > Carga masiva

Comunidad > Grupos > Documentos

La disponibilidad exacta depende de los módulos activos y permisos de tu usuario.

3. Qué revisar antes de subir documentos

Antes de subir un archivo, piensa:

1. A qué comunidad pertenece.
2. Si debe verlo toda la comunidad o solo un grupo.
3. En qué carpeta debe guardarse.
4. Si contiene datos sensibles.
5. Si sustituye a un documento anterior.
6. Si está relacionado con una comunicación, una junta, una factura o un contrato.

Esta revisión evita que los propietarios vean documentos que no les corresponden o que el equipo tenga que buscar archivos sin clasificación.

4. Organización por carpetas

Una estructura sencilla suele funcionar mejor que una estructura muy detallada.

Ejemplos de carpetas útiles:

1. Actas.
2. Convocatorias.
3. Contratos.
4. Seguros.
5. Presupuestos.
6. Informes.
7. Normativa.
8. Facturas o documentación económica, si la comunidad decide archivarla ahí.

Evita crear carpetas para cada pequeño asunto si después nadie las va a mantener.

5. Carga masiva

La carga masiva es útil cuando empiezas con una comunidad o cuando tienes que subir muchos documentos de golpe.

Antes de usarla:

1. Ordena los archivos en tu equipo.
2. Renómbralos con nombres comprensibles.
3. Revisa que no estás subiendo borradores.
4. Comprueba que la carpeta destino es correcta.

Después de subirlos, entra en la carpeta y revisa que el resultado se entiende sin necesitar explicación adicional.

6. Documentos para grupos

Cuando una información solo afecta a una parte de la comunidad, puedes usar grupos.

Por ejemplo:

1. Documentos del garaje.
2. Documentos de un portal.
3. Información para locales.
4. Documentación de una zona común concreta.

Antes de compartir por grupo, revisa que el grupo está actualizado. Si hay propietarios o residentes mal asignados, el documento llegará a quien no corresponde o no llegará a quien sí lo necesita.

7. Relación con comunicaciones

Muchas veces el documento y la comunicación van juntos.

Por ejemplo, puedes subir una convocatoria y después enviar un anuncio indicando que está disponible. O puedes publicar un informe y avisar a los propietarios.

La recomendación práctica es:

1. Sube primero el documento.
2. Comprueba que está en la carpeta correcta.
3. Envía después la comunicación.
4. Incluye una referencia clara al documento.

Así evitas comunicar algo que todavía no está disponible.

8. Relación con juntas y votaciones

En juntas y votaciones, los documentos son especialmente importantes. Convocatorias, puntos del orden del día, presupuestos, propuestas y resultados deben estar bien localizados.

Antes de una junta:

1. Prepara documentos definitivos.
2. Sube la convocatoria.
3. Sube anexos si existen.
4. Revisa destinatarios.
5. Usa comunicaciones o votaciones según corresponda.

Después de la junta, sube actas y resultados cuando estén preparados.

9. Errores habituales

El error más común es subir archivos con nombres poco claros, como documento.pdf o escaneo_final_2.pdf. Ese nombre quizá te sirve hoy, pero dentro de seis meses nadie sabrá qué es.

Otro error es mezclar documentos internos de administración con documentos visibles para propietarios. Antes de subir algo, revisa si debe publicarse o quedarse como documentación interna.

También conviene evitar duplicados. Si subes una versión nueva de un documento, deja claro cuál es la vigente.

10. Resumen operativo

Para trabajar bien con documentos:

1. Elige siempre la comunidad correcta.
2. Usa carpetas simples y mantenibles.
3. Nombra archivos con claridad.
4. Revisa visibilidad antes de publicar.
5. Sube documentos antes de enviar comunicaciones relacionadas.