Panel de Proveedores¶

El Panel de Proveedores de Onzane reúne en un único espacio el trabajo compartido entre empresas proveedoras, administradores de fincas y comunidades. Desde el panel puedes gestionar oportunidades comerciales, incidencias, órdenes de trabajo, documentación, contratos, mantenimientos y facturas sin depender de correos, llamadas o archivos dispersos.

Cada solicitud, respuesta, documento, decisión, cambio de estado y evidencia queda vinculado al proceso correspondiente. Así, todas las partes trabajan con la misma información y pueden consultar qué ha sucedido, quién ha intervenido y cuándo lo ha hecho.

Funciones visibles según tus permisos

Las opciones disponibles dependen de los módulos habilitados y de los permisos asignados a tu usuario. Si una función descrita en esta guía no aparece en tu panel, consulta con la persona responsable de la cuenta de tu empresa.

Cómo utilizar esta guía¶

Si es la primera vez que entras, comienza por Primer acceso y navegación. Después puedes seguir el recorrido completo de un encargo:

Revisar una oportunidad y presentar una oferta.
Atender una incidencia asignada, cuando el proceso empiece por un aviso.
Aceptar y planificar una orden de trabajo.
Ejecutar tareas y entregar evidencias.
Registrar mantenimientos, inspecciones o lecturas, si la orden procede de un plan recurrente.
Revisar contratos y presentar facturas.

Las personas responsables de la cuenta deberían consultar también:

Panel web y aplicaciones móviles

Esta documentación se refiere al Panel de Proveedores web. Los accesos de trabajadores que aparecen en el equipo operativo dejan preparada la futura aplicación Onzane Worker, pero esa aplicación todavía no forma parte de esta guía.

Una visión clara de toda la actividad¶

El inicio del panel concentra las tareas y decisiones que requieren atención. Desde esta vista puedes localizar, entre otros elementos:

Solicitudes de presupuesto pendientes.
Órdenes de trabajo por aceptar.
Incidencias abiertas.
Documentación pendiente o próxima a caducar.
Contratos que deben revisarse.
Trabajos validados y listos para facturar.

La bandeja operativa ordena las prioridades y permite acceder directamente a cada gestión. Cada usuario dispone, además, de un centro de notificaciones propio. Desde sus preferencias puede decidir qué novedades quiere recibir también por correo electrónico.

Oportunidades y ofertas¶

Las comunidades y los administradores pueden enviar solicitudes de presupuesto a los proveedores desde Onzane. Cuando recibas una solicitud, podrás consultar sus condiciones y presentar tu oferta directamente desde el portal.

Si te solicitan una revisión o necesitas actualizar la propuesta, puedes crear una nueva versión sin eliminar las anteriores. El historial permite consultar cómo ha evolucionado la oferta y conserva la trazabilidad de los cambios.

Cuando finaliza el proceso, puedes conocer el resultado de la adjudicación. Si tu empresa resulta seleccionada, el trabajo continúa desde la orden de trabajo generada a partir de la solicitud.

Incidencias asignadas¶

Las incidencias que una comunidad o administración asigna a tu empresa aparecen en una sección específica con la información disponible sobre el problema.

Desde cada incidencia puedes:

Confirmar su recepción.
Consultar la prioridad, el contexto y los archivos adjuntos.
Solicitar información adicional.
Enviar un diagnóstico técnico.
Comunicar avances, necesidades o impedimentos.
Recibir y consultar las respuestas de la administración.
Acceder a las órdenes de trabajo relacionadas.

La asignación de una incidencia inicia una comunicación operativa, pero no sustituye a una orden de trabajo. Si la comunidad decide formalizar la intervención, puede generar una orden con alcance, condiciones y seguimiento propios.

Órdenes de trabajo de principio a fin¶

Las órdenes de trabajo organizan el ciclo completo de una intervención, desde la recepción del encargo hasta su validación y facturación.

Recepción y aceptación¶

Al recibir una orden puedes revisar:

El alcance del encargo.
Su prioridad.
Las condiciones acordadas.
Las fechas propuestas o confirmadas.
La información y los documentos relacionados.

A continuación, puedes aceptar o rechazar la orden. Si la fecha propuesta no es viable, puedes sugerir una alternativa para que la administración la revise y confirme.

Preparación del trabajo¶

Una vez aceptada, la orden se puede planificar y asignar a los equipos y trabajadores que realizarán la intervención. La orden conserva tanto las fechas acordadas con la administración como la planificación interna de la empresa proveedora.

Esta separación permite ajustar la organización interna sin perder de vista los compromisos adquiridos con la comunidad.

Ejecución, seguimiento y validación¶

Durante el trabajo puedes:

Registrar el inicio y la finalización de las visitas.
Crear, asignar y completar tareas de ejecución.
Comunicar avances, bloqueos o nuevas incidencias.
Añadir fotografías, vídeos, archivos y documentos como evidencias.
Solicitar la revisión del trabajo terminado.
Consultar el resultado de la validación administrativa.
Presentar la factura cuando la orden esté preparada para ello.

Cada cambio queda registrado en el historial de la orden para que el proveedor y la administración compartan una visión verificable de la intervención.

Planificación y despacho operativo¶

El área de planificación ayuda a organizar las intervenciones pendientes mediante una agenda semanal y una cola de trabajos por programar.

Las personas responsables de la planificación pueden:

Seleccionar la fecha y el intervalo previsto de una intervención.
Asignar un equipo operativo.
Elegir a los trabajadores participantes.
Designar a una persona responsable.
Localizar órdenes sin fecha o sin recursos asignados.
Detectar posibles solapamientos de agenda antes de guardar la planificación.

La planificación interna del proveedor se mantiene diferenciada de las fechas acordadas con la administración. De esta manera, la empresa conserva flexibilidad para organizar sus recursos sin perder el contexto contractual de cada orden.

Trabajadores y equipos¶

Onzane permite representar la estructura operativa de la empresa proveedora dentro del panel.

Según tus permisos, puedes:

Dar de alta trabajadores.
Activar o desactivar miembros.
Crear y organizar equipos de trabajo.
Asignar responsables.
Vincular equipos y trabajadores a órdenes concretas.
Consultar las asignaciones de cada persona o equipo.
Preparar los accesos móviles asociados al ecosistema Onzane.

Una misma identidad profesional puede estar vinculada a más de una empresa proveedora. Sus asignaciones, permisos y relaciones laborales se mantienen separados en cada empresa.

Ejecución y evidencias de campo¶

Durante una intervención puedes registrar sesiones de trabajo, tareas y evidencias desde la propia orden.

Las tareas permiten desglosar el trabajo y reflejar su situación real. Cada una puede figurar como:

Pendiente.
En curso.
Completada.
Omitida.
Reabierta.

Cuando una actuación requiere justificación, la orden puede exigir evidencias antes de permitir que se complete. Las fotografías, archivos o documentos se pueden asociar a la tarea o fase correspondiente.

Así, la comunidad recibe una explicación clara del trabajo ejecutado y el proveedor conserva un historial comprobable de su actividad.

Mantenimientos recurrentes e inspecciones¶

Los planes de mantenimiento permiten convertir los trabajos periódicos en órdenes recurrentes y estructuradas. Al recibir una de estas órdenes, puedes consultar la instalación o el activo relacionado y registrar la actuación realizada.

Según el tipo de mantenimiento, puedes:

Completar una inspección.
Registrar mediciones o lecturas.
Indicar resultados y observaciones.
Identificar valores fuera de rango.
Adjuntar evidencias.
Completar las tareas previstas.
Enviar el trabajo para su validación.

De este modo, cada mantenimiento queda medido, documentado y relacionado con el elemento sobre el que se ha trabajado.

Homologación y documentación CAE¶

Cada administración de fincas puede definir sus propios requisitos de homologación y de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). La aprobación de una administración no implica automáticamente la aprobación de las demás, por lo que el panel muestra el expediente de forma independiente para cada relación.

Desde esta área puedes:

Consultar el estado de homologación con cada administración.
Identificar documentos pendientes, rechazados, caducados o próximos a vencer.
Subir nuevas versiones de un documento.
Consultar observaciones y motivos de rechazo.
Revisar el historial documental.
Conocer la última decisión administrativa.
Recibir avisos de caducidad.
Mantener documentación general, por especialidad o por trabajador.

Los requisitos CAE nominativos se asocian al trabajador correspondiente. Antes de programar una intervención, Onzane comprueba si las personas seleccionadas disponen de la documentación obligatoria necesaria.

Revisa los vencimientos con antelación

Mantener actualizados los documentos de empresa y de los trabajadores evita bloqueos cuando llegue el momento de planificar una intervención.

Contratos y documentación contractual¶

Los contratos formalizados con las comunidades están disponibles en un espacio centralizado. Desde cada contrato puedes revisar:

Las condiciones económicas.
Las fechas de vigencia.
La cobertura del servicio.
Los plazos de pago.
La actividad relacionada.
Los documentos y versiones disponibles.

Cuando recibas una propuesta contractual, puedes aceptarla o rechazarla, indicar el motivo del rechazo y aportar una copia firmada si es necesario.

El historial de versiones y eventos permite identificar cuál es el documento vigente y consultar cómo ha evolucionado la relación contractual.

Facturación y seguimiento económico¶

Cuando una orden ha sido validada y está lista para facturar, puedes presentar la factura desde el panel y dejarla vinculada al trabajo correspondiente.

Al registrar una factura puedes:

Introducir el número y la fecha de factura.
Desglosar la base imponible, los impuestos y las retenciones.
Adjuntar el archivo original.
Consultar el importe total.
Seguir su estado administrativo.
Consultar la fecha de vencimiento.
Saber si ha sido aprobada, programada para pago o pagada.

Si la administración detecta un problema, puede solicitar una corrección e indicar el motivo. Podrás presentar una nueva versión sin perder la factura anterior. El historial conservará los documentos, importes, fechas y usuarios responsables de cada cambio.

Usuarios, roles y permisos¶

Cada persona accede al panel con su propia dirección de correo electrónico y contraseña. La cuenta de la empresa proveedora se mantiene separada de las identidades de sus usuarios, lo que permite controlar los accesos y atribuir cada acción a la persona que la realizó.

Las personas responsables de la cuenta pueden:

Invitar a nuevos usuarios.
Reenviar o cancelar invitaciones.
Activar o desactivar accesos.
Utilizar roles predefinidos.
Crear roles personalizados.
Combinar permisos según las responsabilidades de cada persona.
Aplicar excepciones individuales.
Consultar el registro de actividad.
Filtrar y exportar la trazabilidad en formato CSV.

Esto permite que los equipos comercial, operativo, administrativo y contable accedan solo a las funciones y datos que necesitan.

Seguridad y preferencias personales¶

Cada usuario puede configurar de forma independiente:

Su perfil personal.
El idioma.
La zona horaria.
El formato de fecha.
Las preferencias de notificación.

El acceso se puede proteger mediante autenticación multifactor y códigos de recuperación. El registro de accesos facilita la revisión de la actividad de la cuenta.

Los cambios en las preferencias personales no modifican los datos generales de la empresa ni la configuración del resto de usuarios.

El ciclo de trabajo en Onzane¶

Aunque cada encargo puede comenzar de forma diferente, el recorrido habitual es el siguiente:

La comunidad o la administración envía una solicitud, asigna una incidencia o crea una orden.
El proveedor revisa la información y responde, presenta una oferta o acepta el encargo.
El equipo planifica la intervención y asigna los recursos necesarios.
Los trabajadores ejecutan las tareas y aportan evidencias.
El proveedor solicita la revisión del trabajo.
La administración valida la intervención o pide los ajustes necesarios.
El proveedor presenta la factura y consulta su tramitación hasta el pago.

Oportunidades, incidencias, órdenes, equipos, mantenimientos, contratos, documentación y facturas permanecen conectados en Onzane para ofrecer una relación más coordinada y transparente con cada comunidad.