Proveedores

Esta sección explica cómo gestionar proveedores en Onzane desde dos niveles: proveedores de la administración y proveedores asociados a una comunidad concreta. También cubre contratos, ofertas, presupuestos y relación con pagos, incidencias y contabilidad.

1. La idea general

Un proveedor puede trabajar para una comunidad, para varias comunidades o para la propia administración.

Onzane permite mantener un listado ordenado para que el equipo sepa quién presta cada servicio, qué contrato existe, qué datos fiscales usar y qué facturas o trabajos están relacionados.

2. Dónde se gestiona

Nivel administración:

Comunidades > Proveedores

Comunidades > Proveedores > Ofertas

Nivel comunidad:

Comunidad > Proveedores

Comunidad > Proveedores > Contratos

También puede haber importación de proveedores dentro de una comunidad.

3. Proveedores de administración y proveedores de comunidad

Los proveedores de administración son útiles cuando quieres mantener un catálogo general. Por ejemplo, empresas con las que trabajas en varias comunidades.

Los proveedores de comunidad son los que prestan servicio a una comunidad concreta.

Ejemplos:

1. Limpieza.
2. Ascensores.
3. Jardinería.
4. Piscina.
5. Seguro.
6. Administración.
7. Mantenimiento.
8. Obras.

Si un proveedor se usa en varias comunidades, conviene mantener sus datos generales bien revisados para no duplicar fichas con nombres distintos.

4. Alta de proveedor

Al crear un proveedor, revisa:

1. Nombre fiscal o comercial.
2. Identificación fiscal si aplica.
3. Datos de contacto.
4. Servicio que presta.
5. Comunidades relacionadas.
6. Datos de pago.
7. Observaciones internas.

Si el proveedor va a emitir facturas, los datos fiscales y bancarios deben estar bien antes de registrar pagos.

5. Contratos

Los contratos permiten controlar servicios recurrentes.

Para cada contrato conviene registrar:

1. Comunidad.
2. Proveedor.
3. Servicio contratado.
4. Fechas de inicio y fin.
5. Importe o condiciones económicas.
6. Periodicidad.
7. Documentos asociados.
8. Estado del contrato.

Revisa contratos antes de preparar presupuestos. Muchos gastos anuales salen de contratos ya conocidos.

6. Ofertas y presupuestos de proveedor

Las ofertas sirven para comparar propuestas antes de contratar o aprobar un trabajo.

Flujo recomendado:

1. Detecta la necesidad.
2. Solicita una o varias ofertas.
3. Registra proveedor e importe.
4. Adjunta documento si existe.
5. Compara opciones.
6. Decide o lleva a aprobación si procede.
7. Si se acepta, relaciona la oferta con contrato, incidencia o factura según el caso.

7. Relación con incidencias

Muchas incidencias terminan en un proveedor. Por eso, al asignar o registrar un trabajo, revisa si el proveedor ya existe.

Si no existe, créalo con datos mínimos claros. Después podrás completar datos fiscales o contractuales si hace falta.

8. Relación con pagos y contabilidad

Cuando un proveedor emite una factura, esa factura entra en pagos y puede acabar generando movimientos contables.

Para que el flujo funcione:

1. Proveedor correcto.
2. Factura bien registrada.
3. Fecha y vencimiento correctos.
4. Cuenta contable adecuada.
5. Estado de pago actualizado.

Si los proveedores están duplicados, los informes por proveedor perderán claridad.

9. Importación de proveedores

La importación ayuda cuando una comunidad ya tiene un listado de proveedores.

Antes de importar:

1. Limpia duplicados.
2. Revisa nombres.
3. Separa proveedores activos e históricos.
4. Comprueba datos fiscales.
5. Evita cargar contactos incompletos si después van a usarse para pagos.

10. Errores habituales

El error más habitual es crear el mismo proveedor varias veces con nombres distintos. Por ejemplo, Ascensores López, Lopez Ascensores y ASCENSORES LOPEZ SL.

Otro error es registrar contratos sin fecha de revisión. Si no controlas vencimientos, puedes perder oportunidades de renovar, cancelar o renegociar.

También conviene no mezclar proveedores de la administración con proveedores de una comunidad sin criterio. Si el servicio es de una comunidad, debe quedar asociado a esa comunidad.

11. Resumen operativo

Para gestionar proveedores:

1. Mantén un catálogo limpio.
2. Relaciona proveedores con comunidades.
3. Registra contratos y vencimientos.
4. Usa ofertas para comparar decisiones.
5. Evita duplicados.
6. Conecta facturas con pagos y contabilidad.