Cómo dar de alta una comunidad, sus viviendas y sus usuarios¶

El alta inicial condiciona casi todo lo demás: accesos, comunicaciones, incidencias, documentos y trazabilidad. Por eso conviene hacerlo con un orden claro.

Qué necesitas antes de empezar¶

Reúne como mínimo esta información:

Elemento	Información mínima recomendada
Comunidad	Nombre, dirección, persona de referencia y datos de identificación
Estructura	Portales, bloques, plantas, viviendas, locales, plazas o trasteros
Usuarios	Nombre, rol, email o teléfono y relación con cada unidad
Gobierno	Presidencia, junta o contactos con funciones especiales
Operativa	Qué módulos se van a activar desde el arranque

1. Crea la ficha de la comunidad¶

Empieza por la comunidad, no por los usuarios.

Revisa especialmente:

nombre visible y denominación interna
dirección completa
cualquier dato que vaya a usarse después en comunicaciones o informes

Si esta información nace mal, se repetirá mal en todo el sistema.

2. Define la estructura del inmueble¶

Antes de cargar personas, crea la estructura real con la que se va a trabajar.

Lo habitual es incluir:

bloques o portales
plantas
viviendas o locales
plazas de garaje y trasteros, si forman parte de la operativa

Usa un criterio único de nomenclatura. Por ejemplo, no combines en una misma comunidad formatos como 1A, 1º A y Puerta 1A.

3. Crea los usuarios principales¶

Empieza siempre por los perfiles de control:

equipo administrador
presidencia o junta
residentes principales
empleados o personal interno, si ya forman parte del arranque

Siempre que sea posible:

usa un correo o teléfono real por persona
evita cuentas genéricas compartidas
no dupliques un mismo usuario con varias fichas distintas

4. Vincula cada usuario con su unidad o ámbito real¶

Este paso es clave para que después funcionen bien:

las comunicaciones segmentadas
el acceso a documentos
la trazabilidad de incidencias
los permisos por perfil

Antes de pasar al siguiente punto, comprueba que cada usuario importante está vinculado donde corresponde.

5. Revisa casos especiales antes de abrir acceso¶

Haz una revisión específica si existen:

viviendas con varios residentes
propietarios no residentes
unidades sin ocupación actual
empleados con acceso sólo a ciertos flujos
proveedores con acceso acotado

Los casos especiales no se deben improvisar una vez enviada la invitación masiva.

6. Valida una muestra pequeña antes del alta general¶

Antes de invitar a toda la comunidad, prueba con un grupo reducido:

un perfil de administrador
un perfil de junta
un perfil de residente

Con eso puedes comprobar:

que la relación usuario-unidad es correcta
que los permisos no se han quedado cortos o demasiado abiertos
que las notificaciones llegan

7. Abre el acceso de forma controlada¶

Cuando la base ya está validada:

invita primero a los usuarios clave
publica una comunicación de bienvenida
prepara una respuesta estándar para dudas de acceso

Abrir acceso sin acompañarlo de contexto genera más soporte del que ahorra.

Recomendaciones prácticas¶

Mantén una fuente maestra de datos mientras dura la implantación.
Haz una última revisión de duplicados antes de enviar invitaciones.
Si una comunidad tiene mucha complejidad, divide el alta en fases.
Documenta internamente qué criterio habéis seguido para nombres, roles y excepciones.

Errores frecuentes¶

Crear usuarios sin haber definido antes la estructura del inmueble.
Dar de alta la misma persona varias veces.
No diferenciar entre propietario, residente y personal operativo.
Abrir acceso a usuarios finales sin haber validado antes una muestra pequeña.
Cargar datos incompletos pensando que se corregirán más tarde.

Siguiente paso recomendado¶

Después del alta inicial, revisa Roles y permisos y completa la checklist de implantación de una comunidad en 1 día.