Crear una junta paso a paso en el Panel de administradores¶
Esta práctica te permite recorrer una junta completa con los botones del nuevo panel: crear el expediente, convocar, registrar la celebración, preparar y comunicar el acta firmada, cerrar y seguir la ejecución de un acuerdo.
Si primero quieres conocer la bandeja común y sus beneficios para el despacho, consulta Gestión centralizada de juntas.
Preparar el ejercicio¶
Utiliza una comunidad de pruebas ya creada y activa y un usuario con permisos para consultar, crear y editar juntas. Necesitarás dos inmuebles y sus titulares. Si todavía no están preparados, consulta Alta de comunidad, viviendas y usuarios.
Usaremos estos datos:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Comunidad | Comunidad Demo – Portal 10 |
| Primera propietaria | María López, 1.º A, cuota del 50 % |
| Segundo propietario | Carlos Ruiz, 1.º B, cuota del 50 % |
| Presidencia y convocante | María López |
| Secretaría | Carlos Ruiz |
| Responsable del expediente | Tu usuario de administración |
| Asunto principal | Sustituir la iluminación del portal por un máximo de 300 € |
| Idioma documental | Español |
| Modalidad | Presencial |
| Canal de comunicación de la práctica | Entrega en mano |
Los nombres son de ejemplo. Para practicar también la firma, utiliza desde el principio los nombres de las personas que desempeñarán esas funciones en la demostración. Los documentos y actuaciones de esta práctica deben quedar identificados como formación dentro de la comunidad de pruebas.
La práctica sigue las fechas de la junta
Primero prepara y comunica la convocatoria. Retoma la celebración cuando llegue la fecha prevista: Onzane no permite abrir una junta antes de esa fecha ni registrar actuaciones efectivas en el futuro. Cuando el formulario permita dejar vacía Fecha efectiva de la actuación, se registrará el momento actual en la zona horaria de la junta.
Preparar y convocar¶
1. Entrar en Juntas¶
Accede al Panel de administradores, despliega Comunidades en el menú lateral y pulsa Juntas. Si el módulo o el botón de creación no aparecen, revisa los permisos de tu usuario con el responsable de la cuenta.
2. Crear el expediente¶
Pulsa Nueva junta y completa:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Comunidad | Comunidad Demo – Portal 10 |
| Tipo | Extraordinaria |
| Primera convocatoria | El día elegido para la práctica, a las 18:00 |
| Segunda convocatoria | Ese mismo día, a las 18:30, si el formulario la solicita y admite ese intervalo |
| Título interno | PRUEBA – Junta sobre iluminación del portal |
| Lugar | Sala comunitaria del Portal 10 |
| Convoca | Presidencia |
| Notas de solicitud | Ejercicio de formación para practicar el expediente completo de una junta. |
Elige una fecha que permita atender los plazos indicados por el panel. Si la comunidad utiliza convocatoria única, el formulario se adapta y no solicita segunda convocatoria.
En Orden del día, escribe un punto por línea:
Pulsa Crear junta. Se abrirá un expediente en Borrador, con una referencia del tipo J-000123. Anótala para localizarlo después.
3. Comprobar el responsable e iniciar la preparación¶
En Datos de la junta, comprueba que tu usuario figura como Responsable. Si lo cambias, pulsa Guardar.
Ve a Seguimiento de la junta y pulsa Iniciar preparación. Comprueba que el estado pasa a En preparación.
4. Indicar idioma, modalidad y acceso a la documentación¶
En Preparación y convocatoria, selecciona Español como idioma del documento y Presencial como modalidad prevista.
En Dónde y cómo consultar la documentación, escribe:
La documentación de esta junta de prueba puede consultarse en la administración y en los anexos de la convocatoria.
5. Completar el orden del día¶
En Orden del día estructurado, completa los puntos creados:
| Punto | Tipo de punto | Texto que debes añadir |
|---|---|---|
| Sustitución de la iluminación del portal | Propuesta de acuerdo | En Propuesta de acuerdo: «Sustituir las luminarias del portal con un presupuesto máximo de 300 €». |
| Información sobre la próxima limpieza general | Informativo | En Descripción: «Informar sobre la planificación de la próxima limpieza general». |
Puedes usar Añadir punto, las flechas para reordenar y Quitar mientras preparas la convocatoria.
6. Identificar al convocante y los cargos previstos¶
En Convocante e intervinientes previstos, pulsa Añadir interviniente para crear estas tres entradas:
| Intervención | Nombre | Condición |
|---|---|---|
| Convocante | María López | Presidencia |
| Presidencia prevista | María López | Presidencia |
| Secretaría prevista | Carlos Ruiz | Propietarios |
María figura en dos entradas porque son funciones distintas. Debe existir una sola entrada con la intervención Convocante. Puedes asociar cada persona a su inmueble y añadir la referencia del nombramiento o encargo utilizado en la práctica.
7. Añadir los dos destinatarios¶
En Destinatarios de la convocatoria, pulsa Añadir destinatario para incorporar a María y Carlos. Asócialos al 1.º A y al 1.º B, respectivamente, y elige Entrega en mano para ambos.
En Observaciones o referencia de entrega en mano, escribe:
Entrega de documentación durante el ejercicio de formación.
Para este canal es necesario completar esa referencia; no necesitas introducir un correo electrónico. Si usas Importar titulares actuales, guarda antes la preparación y revisa después que la lista, los inmuebles, los canales y los contactos son correctos y no están duplicados.
8. Guardar la preparación y comprobar los avisos¶
Pulsa Guardar preparación y revisa Revisión de preparación. Deben aparecer dos destinatarios y no quedar datos mínimos pendientes.
Si tienes un presupuesto de demostración, incorpóralo en Anexos de la convocatoria, vincúlalo al punto de iluminación y pulsa Añadir anexo. Puedes hacer la práctica sin adjuntos.
Revisa también las advertencias de plazos o inmuebles sin destinatario antes de generar y aprobar el documento.
9. Generar y comprobar la convocatoria¶
En Convocatoria y acta, pulsa Generar borrador dentro de Convocatoria. Utiliza Consultar documento y Descargar PDF.
Comprueba el título de prueba, la comunidad, las fechas, el lugar, el convocante, los dos puntos y los destinatarios. Si corriges datos de preparación, guárdalos y vuelve a generar el borrador.
10. Registrar la revisión y aprobar el contenido¶
Marca He revisado el documento, sus destinatarios y las advertencias de preparación. En Resultado de la revisión y justificación de las advertencias, escribe una explicación, por ejemplo:
Revisados los datos, el orden del día y los dos destinatarios del ejercicio de formación.
Explica además cualquier advertencia que corresponda a tu caso. Pulsa Registrar revisión y después Aprobar contenido.
11. Formalizar la convocatoria¶
Vuelve a Seguimiento de la junta y pulsa Formalizar convocatoria. El expediente pasará a Convocada. Las comunicaciones se registran a continuación.
12. Registrar la entrega a cada participante¶
Realiza la entrega del documento de prueba a las personas que participan en la demostración. En Comunicaciones y evidencias, selecciona la versión aprobada de la convocatoria.
En la fila de María, pulsa Seguimiento individual y abre Registrar actuación externa o evidencia. Mantén Último intento, o nueva actuación externa, selecciona Entrega acreditada cuando corresponda a la actuación realizada y escribe en el justificante:
Entrega del documento de prueba a la participante durante la sesión de formación.
Adjunta el justificante si lo tienes y pulsa Registrar evidencia. Repite el procedimiento para Carlos, describiendo su entrega.
En un expediente real, las fechas, resultados y referencias deben reflejar las actuaciones efectivamente realizadas. Para correo electrónico o mensajes Onzane, consulta el procedimiento de comunicación de la guía general.
13. Revisar las comunicaciones de la convocatoria¶
Comprueba que las dos comunicaciones tienen registrado su resultado. Abre Revisar cobertura de comunicaciones, marca He revisado los destinatarios, resultados y justificantes e introduce este motivo, adaptándolo a lo ocurrido:
Comprobadas las comunicaciones de la convocatoria a los dos participantes de la prueba.
Pulsa Revisar cobertura de comunicaciones. La preparación previa queda completa. Puedes salir y recuperar el expediente desde Comunidades → Juntas, buscando su referencia o título.
Registrar la celebración¶
14. Abrir la sesión en su fecha prevista¶
Cuando llegue el día y la hora correspondientes, vuelve al expediente y pulsa Abrir celebración en Seguimiento de la junta.
Comprueba que el estado pasa a En celebración. Los asistentes y los puntos se preparan a partir de la convocatoria vigente.
15. Registrar los datos efectivos de la junta¶
En Celebración de la junta, completa:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Presidencia | María López |
| Secretaría / administración | Carlos Ruiz |
| Lugar de celebración | Sala comunitaria del Portal 10 |
| Convocatoria de constitución | Primera convocatoria, si la sesión se abre en ella |
| Idioma del documento | Español |
| Desarrollo e incidencias | Sesión de formación desarrollada sin incidencias. |
Selecciona Convocatoria única o Segunda convocatoria si corresponde a la comunidad y al inicio efectivo de la sesión. Pulsa Guardar.
16. Confirmar la asistencia y las cuotas¶
En Asistencia y representaciones, María y Carlos aparecerán Pendientes de confirmar. Abre Consultar registro para cada persona y establece:
| Campo | Valor para ambos |
|---|---|
| Intervención | Propietario |
| Asistencia | Presente |
| Modalidad de asistencia | Presencial |
| Cuota declarada (%) | 50 |
Pulsa Guardar en cada registro. En este ejemplo no hay representantes ni entradas o salidas intermedias; deja vacíos esos campos.
17. Documentar los dos puntos¶
En Tratamiento de los puntos, abre Consultar registro del punto de iluminación:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Conclusión del punto | Aprobado, según declaración |
| Acuerdo o conclusión literal | Se aprueba sustituir las luminarias del portal con un presupuesto máximo de 300 €. |
| Resultado declarado | María López y Carlos Ruiz votan a favor: dos propietarios y el 100 % de las cuotas declaradas. Sin votos en contra ni abstenciones. Ejercicio de formación. |
Deja desmarcado Acuerdo pendiente de formación sucesiva y guarda.
Abre el punto de limpieza, selecciona Informativo, sin acuerdo y escribe como conclusión:
Se informa a los asistentes sobre la planificación de la próxima limpieza general.
Guarda también ese punto. El resultado lo introduce el administrador; este circuito no realiza la votación ni calcula las mayorías.
18. Revisar los destinatarios del acta y finalizar¶
En Destinatarios del acta, comprueba que aparecen María y Carlos, con Entrega en mano, los inmuebles y las referencias de entrega correctos. Si corriges algún registro, pulsa Guardar.
Al terminar la sesión, ve a Seguimiento de la junta y pulsa Finalizar celebración. El estado pasará a Celebrada.
Preparar el acta y cerrar el expediente¶
19. Generar, revisar y aprobar el acta¶
En Convocatoria y acta, pulsa Generar borrador dentro de Acta. Descarga el PDF y revisa cargos, fechas, asistentes, cuotas y conclusiones.
Resuelve cualquier aviso de Pendiente para revisar el acta. Si corriges los datos de celebración, genera un nuevo borrador antes de revisarlo.
Marca He revisado el acta y los datos del expediente y explica la revisión, por ejemplo:
Revisadas la celebración, las asistencias, las cuotas y las conclusiones de los dos puntos de la práctica.
Pulsa Registrar revisión y después Aprobar contenido.
20. Incorporar el PDF firmado¶
Descarga la versión aprobada y obtén fuera de Onzane las firmas de las personas que actúan como presidencia y secretaría. Si firmas en papel, prepara un PDF escaneado del documento firmado.
En Firma y cierre del acta, comprueba los nombres e introduce las fechas reales de firma. Deben coincidir con los cargos del acta aprobada y las firmas deben ser posteriores o iguales a la aprobación y al final de la sesión, sin estar en el futuro.
Completa Referencia en el libro de actas, por ejemplo «Libro de formación, acta 1», y Justificante o referencia de la actuación, describiendo la comprobación del documento de prueba. Adjunta el PDF firmado, de hasta 20 MB.
Marca las dos casillas tras comprobar las firmas, sus fechas y la correspondencia del contenido. Pulsa Registrar firma y cierre. Comprueba que aparece el enlace al PDF firmado.
21. Comunicar el acta y revisar la cobertura¶
En Comunicaciones y evidencias, cambia Versión del documento para seleccionar el acta aprobada cuyo archivo firmado acabas de registrar.
Entrega el documento de prueba a los participantes y repite los pasos 12 y 13 para el acta: registra cada actuación con su referencia, comprueba los resultados y completa Revisar cobertura de comunicaciones.
22. Cerrar el expediente¶
En Seguimiento de la junta, escribe en Motivo o referencia de la actuación:
Acta aprobada, firmada y comunicada. Revisada la documentación del expediente de formación.
Pulsa Cerrar expediente. El estado debe ser Expediente cerrado. Todavía puedes seguir la ejecución del acuerdo.
Seguir el acuerdo y descargar el expediente¶
23. Crear una tarea de ejecución¶
En Seguimiento de acuerdos, pulsa Añadir registro y completa:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Tratamiento de los puntos | El punto de sustitución de la iluminación |
| Título interno | Coordinar la sustitución de las luces del portal |
| Responsable | Tu usuario, si aparece en el selector |
| Responsable de ejecución | Tu nombre o el de quien coordina la actuación |
| Fecha prevista | La fecha prevista para terminar el trabajo |
| Estado | Pendiente |
| Motivo o referencia de la actuación | Se crea la tarea para ejecutar el acuerdo de iluminación de la junta de prueba. |
Pulsa Guardar. La tarea conserva su relación con el acuerdo de origen.
24. Registrar el avance y el cumplimiento¶
Abre Consultar registro de la tarea. Cuando comience la actuación de prueba, cambia el estado a En ejecución, explica el avance en las observaciones y el motivo, y guarda.
Cuando la completes, selecciona Completado, rellena Justificación de cumplimiento y el motivo de la actualización y pulsa Guardar.
Si dispones de un justificante de la práctica, incorpóralo en Archivos de celebración y ejecución. Selecciona Evidencia privada de ejecución, vincúlalo a la tarea y pulsa Añadir archivo.
25. Descargar y comprobar el expediente completo¶
En Exportar expediente, selecciona Expediente ZIP, elige español y pulsa Preparar exportación. Espera a que el estado sea Disponible y pulsa Descargar.
Descomprime el archivo y abre index.html. Comprueba que puedes consultar la convocatoria, el acta aprobada y firmada, los registros de celebración, las comunicaciones y la tarea de iluminación. Si quieres un informe resumido, solicita también Informe PDF.
El ejercicio está completado cuando el expediente figura cerrado, la tarea de prueba está completada y puedes consultar su documentación en la exportación. Si aparece un bloqueo durante la práctica, revisa Cambios de fecha, rectificaciones y dudas frecuentes.