Incidencias y servicios¶
Esta sección explica cómo usar Onzane para gestionar incidencias de una comunidad: registrar avisos, hacer seguimiento, coordinar proveedores y cerrar trabajos con una trazabilidad clara.
1. La idea general¶
Una incidencia es cualquier asunto que necesita seguimiento: una avería, una reclamación, un aviso de mantenimiento, un problema en una zona común o una solicitud que debe resolverse.
El objetivo de Onzane es que la incidencia no se pierda en correos, llamadas o mensajes sueltos. Debe tener un estado, una descripción, una comunidad, responsables y evolución.
2. Dónde se gestiona¶
Puedes ver incidencias en dos niveles.
Vista global:
Incidencias
Vista de comunidad:
Comunidad > Incidencias
La vista global ayuda a priorizar trabajo entre varias comunidades. La vista de comunidad ayuda a gestionar el detalle de un cliente concreto.
3. Qué revisar al registrar una incidencia¶
Antes de crear o aceptar una incidencia, revisa:
- Comunidad correcta.
- Ubicación del problema.
- Persona que comunica la incidencia.
- Descripción clara.
- Fotografías o documentos si existen.
- Urgencia.
- Si afecta a una propiedad concreta o a zona común.
- Si necesita proveedor.
Una incidencia mal descrita suele terminar en más llamadas y más tiempo de gestión.
4. Flujo recomendado¶
- Registra la incidencia con la información mínima suficiente.
- Clasifica el tipo de problema.
- Asigna responsable interno si procede.
- Decide si hace falta proveedor.
- Añade comentarios o actualizaciones cada vez que haya novedad.
- Cambia el estado cuando avance.
- Adjunta documentos, fotos o partes si son relevantes.
- Cierra la incidencia solo cuando esté resuelta o documentada.
5. Seguimiento¶
El seguimiento es la parte más importante. No basta con crear incidencias: hay que mantenerlas vivas.
Revisa periódicamente:
- Incidencias abiertas desde hace muchos días.
- Incidencias urgentes.
- Incidencias pendientes de proveedor.
- Incidencias con propietario esperando respuesta.
- Incidencias cerradas recientemente.
Si una incidencia depende de una factura, presupuesto o contrato, relaciona el trabajo con proveedores y pagos cuando corresponda.
6. Coordinación con proveedores¶
Cuando una incidencia requiere intervención externa, registra el proveedor o deja constancia de quién se encargará.
Antes de asignar trabajo, revisa si la comunidad ya tiene proveedor habitual o contrato activo para ese servicio.
Ejemplos:
- Ascensor.
- Limpieza.
- Electricidad.
- Fontanería.
- Puertas de garaje.
- Jardinería.
- Piscina.
7. Comunicación con propietarios¶
No todas las incidencias necesitan una comunicación general. Pero si afecta a muchos vecinos o genera molestias, conviene informar.
Ejemplos:
- Corte de agua.
- Avería de ascensor.
- Reparación en garaje.
- Obras en zonas comunes.
- Intervención con ruido.
Primero registra o actualiza la incidencia. Después comunica lo necesario con un anuncio o mensaje.
8. Cierre de incidencias¶
Antes de cerrar:
- Comprueba que el problema está resuelto.
- Revisa si hay factura, parte o documento pendiente.
- Añade una nota final clara.
- Cambia el estado.
- Informa si alguien estaba esperando respuesta.
Cerrar demasiado pronto provoca reaperturas y pérdida de confianza. Dejar incidencias abiertas sin motivo genera ruido operativo.
9. Errores habituales¶
El error más común es usar incidencias como simple bandeja de entrada. Una incidencia debe avanzar: pendiente, en revisión, asignada, resuelta o cerrada según el flujo de trabajo que utilice la administración.
Otro error es no registrar llamadas o respuestas de proveedores. Si otra persona del equipo entra después, debe entender qué ha pasado.
También es habitual mezclar una incidencia con una comunicación general. Si hay un problema operativo, crea incidencia. Si además hay que informar, usa comunicaciones.
10. Resumen operativo¶
Para gestionar incidencias:
- Registra información clara.
- Clasifica y prioriza.
- Asigna responsable o proveedor.
- Actualiza cada avance.
- Comunica solo cuando sea necesario.
- Cierra con nota final y documentación.