Personal y operaciones

Esta sección explica cómo usar Onzane para gestionar tareas operativas de una comunidad: personal, paquetería, libros de registro, control de llaves, registro horario, rondas y tareas programadas.

1. La idea general

Algunas comunidades tienen conserjería, mantenimiento interno, personal externo con presencia habitual o tareas recurrentes que deben quedar registradas.

Onzane ayuda a ordenar ese trabajo para que no dependa solo de mensajes informales o cuadernos físicos.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad puedes encontrar:

Comunidad > Personal

Comunidad > Paquetería

Comunidad > Libros de registro

Comunidad > Control de llaves

Comunidad > Registro horario

Comunidad > Rondas

Comunidad > Tareas

La disponibilidad depende de los módulos activos.

3. Personal

La sección de personal recoge personas que trabajan o prestan servicio en la comunidad.

Puede incluir:

1. Conserjes.
2. Personal de limpieza.
3. Mantenimiento.
4. Vigilancia.
5. Personal externo con funciones recurrentes.

Mantén sus datos actualizados si van a usar llaves, registrar horarios, hacer rondas o ejecutar tareas.

4. Paquetería

La paquetería sirve para registrar entregas recibidas en la comunidad.

Flujo recomendado:

1. Registrar paquete.
2. Asociarlo a propietario, residente o propiedad si procede.
3. Marcar estado pendiente.
4. Registrar entrega cuando se retire.
5. Dejar constancia de incidencias si las hay.

Esto evita llamadas, pérdidas y discusiones sobre si un paquete llegó o no llegó.

5. Libros de registro

Los libros de registro sirven para anotar eventos relevantes del día a día.

Ejemplos:

1. Entrada de técnicos.
2. Avisos de seguridad.
3. Incidencias menores.
4. Limpieza especial.
5. Revisión de instalaciones.
6. Comunicaciones internas de conserjería.

Si un hecho necesita seguimiento, conviértelo en incidencia o tarea. El libro de registro sirve para dejar constancia, no para sustituir procesos.

6. Control de llaves

El control de llaves permite saber quién tiene una llave, cuándo se entregó y cuándo se devolvió.

Úsalo para:

1. Llaves entregadas a personal.
2. Llaves prestadas a proveedores.
3. Llaves de cuartos técnicos.
4. Llaves de zonas comunes.

Registra movimientos de llaves siempre que cambien de manos. Esto es especialmente importante en comunidades con mucho mantenimiento externo.

7. Registro horario

El registro horario permite controlar jornadas, fichajes, correcciones, vacaciones, informes e integridad de datos.

Flujo recomendado:

1. Dar de alta al personal.
2. Revisar configuración de horario si aplica.
3. Supervisar fichajes.
4. Revisar consultas por persona.
5. Gestionar correcciones.
6. Registrar vacaciones.
7. Consultar informes.
8. Revisar alertas de integridad.

Las correcciones deben hacerse con criterio y dejando trazabilidad. No conviene corregir fichajes sin motivo.

8. Rondas

Las rondas sirven para controlar recorridos o revisiones periódicas.

Pueden usarse para:

1. Vigilancia.
2. Revisión de instalaciones.
3. Control de puntos críticos.
4. Tareas recurrentes de conserjería.

El flujo habitual es:

1. Crear ronda.
2. Definir puntos o recorrido.
3. Programar asignaciones.
4. Supervisar ejecución.
5. Revisar incidencias de ronda.
6. Consultar informes.

9. Tareas

Las tareas permiten organizar trabajos repetitivos o asignaciones concretas.

Puedes trabajar con:

1. Plantillas.
2. Programación.
3. Ejecuciones.
4. Informes.

Ejemplos:

1. Revisar luces.
2. Comprobar sala de contadores.
3. Sacar contenedores.
4. Revisar piscina.
5. Abrir o cerrar instalaciones.

Si una tarea se repite, crea una plantilla. Si es algo puntual con seguimiento, puedes usar una tarea concreta o una incidencia según el caso.

10. Relación con incidencias y proveedores

Personal y operaciones no viven aislados.

Una ronda puede detectar una incidencia. Una tarea puede generar un parte. Un proveedor puede necesitar una llave. Un registro puede explicar por qué se abrió una incidencia.

La recomendación es no duplicar información. Si un asunto necesita resolución, usa incidencias. Si es rutina, usa tareas o rondas. Si es constancia diaria, usa libro de registro.

11. Errores habituales

Un error común es registrar todo como incidencia. Eso hace que las incidencias pierdan valor y el equipo no sepa qué es urgente.

Otro error es no cerrar tareas o rondas ejecutadas. Si no se actualizan estados, los informes dejan de ser fiables.

También es frecuente prestar llaves sin registrarlas. En cuanto hay un problema, nadie sabe quién tenía acceso.

12. Resumen operativo

Para operar bien:

1. Da de alta al personal necesario.
2. Usa paquetería para entregas.
3. Usa libros para constancia diaria.
4. Usa control de llaves para trazabilidad.
5. Usa registro horario para jornadas.
6. Usa rondas y tareas para trabajo recurrente.
7. Convierte en incidencia lo que necesite resolución.