Instalaciones, reservas y accesos

Esta sección explica cómo gestionar en Onzane las zonas comunes, reservas, fianzas, accesos, llaves, sistemas y programas de pases. Es especialmente útil para comunidades con piscina, pista deportiva, sala común, garaje, gimnasio, salas de reuniones o cualquier instalación que necesite control.

1. La idea general

Las instalaciones y accesos conectan la vida diaria de la comunidad con la gestión administrativa.

No se trata solo de permitir una reserva. También hay que controlar normas, horarios, aforos, fianzas, permisos, accesos, llaves y posibles incidencias.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad puedes encontrar:

Comunidad > Instalaciones

Comunidad > Reservas

Comunidad > Depósitos o Fianzas

Comunidad > Accesos

Comunidad > Llaves

Comunidad > Sistemas

Comunidad > Programas de pases

Los módulos visibles dependen de lo que tenga contratado y activado cada comunidad.

3. Antes de configurar una instalación

Revisa:

1. Nombre de la instalación.
2. Normas de uso.
3. Horarios.
4. Capacidad o límites.
5. Si requiere aprobación.
6. Si requiere depósito o fianza.
7. Quién puede reservar.
8. Si hay temporadas o periodos especiales.
9. Si se controla acceso físico.

Cuanto mejor definida esté la instalación, menos trabajo manual tendrás después.

4. Reservas

Las reservas permiten que propietarios o residentes usen instalaciones en franjas concretas.

Flujo recomendado:

1. Configura la instalación.
2. Define reglas de reserva.
3. Revisa permisos por propiedad o usuario.
4. Activa temporadas si aplica.
5. Supervisa reservas realizadas.
6. Gestiona cancelaciones o cambios.
7. Revisa incidencias si se producen.

Si una instalación tiene mucha demanda, usa reglas claras. Si no, el equipo terminará resolviendo conflictos manualmente.

5. Depósitos y fianzas

Algunas reservas pueden requerir depósito. Por ejemplo, salón social o espacios que pueden sufrir daños.

Antes de activar depósitos:

1. Define importe.
2. Define cuándo se cobra.
3. Define cuándo se devuelve.
4. Define qué ocurre si hay daños o incumplimientos.
5. Revisa cómo se relaciona con cobros y conciliación.

No uses depósitos si la comunidad no tiene un criterio claro para devolverlos o retenerlos.

6. Accesos

Los accesos sirven para controlar quién puede entrar a una zona o usar un recurso.

Pueden depender de:

1. Propiedad.
2. Residente.
3. Grupo.
4. Vehículo.
5. Temporada.
6. Permiso especial.

Antes de dar acceso, revisa que la persona o propiedad está correctamente registrada. Si el dato base está mal, el acceso también lo estará.

7. Llaves

La gestión de llaves ayuda a controlar entregas, usos y devoluciones.

Úsala para:

1. Llaves físicas.
2. Llaves digitales.
3. Llaves de zonas comunes.
4. Llaves de mantenimiento.
5. Llaves asignadas a personal o proveedores.

Registra siempre a quién se entrega una llave y para qué. Si se devuelve, deja constancia.

8. Sistemas

Los sistemas representan elementos técnicos de la comunidad que pueden estar relacionados con accesos, instalaciones u operación.

Ejemplos:

1. Control de acceso.
2. Puertas.
3. Garaje.
4. Piscina.
5. Cámaras o sistemas técnicos.

Mantenerlos identificados ayuda a organizar incidencias, permisos y mantenimiento.

9. Programas de pases

Los programas de pases sirven cuando necesitas gestionar permisos, productos, credenciales o compras asociadas a accesos o servicios.

Antes de usarlos, define:

1. Quién puede solicitar el pase.
2. Qué permite hacer.
3. Si tiene coste.
4. Si caduca.
5. Qué credencial o producto genera.

10. Relación con otros módulos

Instalaciones y accesos se apoyan en propiedades, residentes, vehículos, grupos, cobros e incidencias.

Por ejemplo:

1. Una reserva puede depender de que el residente esté correctamente dado de alta.
2. Una fianza puede generar cobros o devoluciones.
3. Un mal uso puede crear una incidencia.
4. Un acceso puede depender de un vehículo o propiedad.

11. Errores habituales

Un error común es activar reservas sin haber definido normas. Si no hay reglas, cada conflicto se resuelve manualmente.

Otro error es dar accesos a personas que no están bien vinculadas a una propiedad. Esto complica la revisión posterior.

También conviene evitar fianzas sin procedimiento de devolución. Si la comunidad no sabe cuándo se devuelve, Onzane no puede resolver esa decisión por sí solo.

12. Resumen operativo

Para trabajar bien:

1. Configura instalaciones con reglas claras.
2. Revisa propiedades y residentes antes de activar permisos.
3. Usa reservas para ordenar uso de zonas comunes.
4. Controla fianzas con criterio previo.
5. Registra accesos y llaves con trazabilidad.