Contabilidad

Esta sección explica cómo usar Onzane para llevar la contabilidad de una comunidad desde el punto de vista del administrador de fincas. La contabilidad recoge lo que ocurre económicamente: cuotas emitidas, cargos variables, cobros, facturas, pagos, movimientos, saldos, presupuestos y cierres.

1. La idea general

La contabilidad no debería ser una tarea aislada al final del año. En Onzane funciona mejor como un sistema conectado con cobros, pagos, presupuestos e informes.

Si las cuotas se emiten bien, las facturas se registran bien y los movimientos se revisan durante el año, los informes y cierres serán mucho más sencillos.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad:

Contabilidad > Resumen

Contabilidad > Movimientos

Contabilidad > Informes

Contabilidad > Configuración

Contabilidad > Herramientas

Dentro de cada bloque hay pantallas más específicas.

3. Configuración inicial

Antes de trabajar con contabilidad, revisa:

1. Ejercicio contable.
2. Plan de cuentas.
3. Cuentas bancarias si se usan en conciliación.
4. Cuentas de ingresos para cuotas.
5. Cuentas de gasto para proveedores.
6. Criterios de contabilización.
7. Automatizaciones si la comunidad trabaja en modo avanzado.

No empieces a registrar movimientos sin tener claro el ejercicio y las cuentas principales.

4. Ejercicio contable

El ejercicio define el periodo que vas a contabilizar.

Normalmente será del 1 de enero al 31 de diciembre, pero algunas comunidades pueden trabajar con periodos distintos.

Antes de emitir informes o presupuestos, confirma que estás en el ejercicio correcto. Un movimiento en el año equivocado puede desajustar balances, presupuestos y fiscalidad.

5. Plan de cuentas

El plan de cuentas organiza ingresos, gastos, bancos, propietarios, proveedores y saldos.

No hace falta crear una cuenta para cada pequeño detalle si la comunidad no lo necesita. Lo importante es que el plan permita entender:

1. Qué se cobra.
2. Qué se paga.
3. Qué se debe.
4. Qué está pendiente.
5. Qué saldo tiene cada cuenta relevante.

Si usas presupuestos, las líneas de gasto deben poder relacionarse con cuentas contables coherentes.

6. Diario y mayor

El diario muestra los movimientos contables registrados.

El mayor permite revisar una cuenta concreta y ver qué ha pasado en ella.

Usa el diario para revisar actividad general. Usa el mayor cuando quieras investigar una cuenta, por ejemplo banco, proveedor, ingreso por cuotas, gasto de limpieza o una cuenta de propietario.

7. Informes contables

En contabilidad puedes revisar balances e informes como:

1. Balance de sumas y saldos.
2. Balance de situación.
3. Pérdidas y ganancias o resultado.

Estos informes solo serán fiables si los movimientos están bien registrados y el ejercicio está correctamente configurado.

8. Herramientas contables

En herramientas puedes encontrar funciones como:

1. Presupuestos.
2. Derramas o repartos especiales.
3. Conciliación.
4. Eventos y reglas de automatización.

Presupuestos se explica en su propia sección. Conciliación y automatizaciones suelen usarse cuando la comunidad necesita un control contable más avanzado.

9. Conciliación

La conciliación sirve para comprobar que los movimientos bancarios y los registros de Onzane cuadran.

Úsala para revisar:

1. Cobros recibidos.
2. Remesas cargadas.
3. Cargos variables cobrados o pendientes.
4. Devoluciones.
5. Pagos a proveedores.
6. Comisiones o movimientos bancarios.

No dejes conciliación para final de año si la comunidad tiene mucho movimiento. Es mejor revisarla periódicamente.

10. Automatizaciones

Las automatizaciones ayudan a convertir eventos de cobros, pagos u otros módulos en movimientos contables.

Antes de activarlas, revisa bien las reglas. Una automatización mal configurada puede repetir errores muchas veces.

La recomendación es probar con cuidado, revisar los primeros resultados y ajustar antes de darlo por cerrado.

11. Relación con presupuestos

El presupuesto define lo previsto. La contabilidad recoge lo real.

Durante el año, Onzane puede comparar presupuesto frente a gasto real para que sepas si la comunidad va en línea con lo aprobado o si hay desviaciones.

Para que esa comparación tenga sentido:

1. El presupuesto debe estar bien agrupado.
2. Las facturas deben registrarse con cuentas correctas.
3. Los movimientos deben estar en el ejercicio correcto.
4. Los informes deben consultarse con filtros adecuados.

12. Relación con cobros y pagos

Los cobros generan ingresos y saldos de propietarios. Los pagos generan gastos y saldos de proveedores. La contabilidad recoge ambos lados.

Si un recibo está mal emitido o una factura está mal registrada, la contabilidad lo reflejará mal.

Por eso, cuando detectes un descuadre contable, revisa el origen: cuota, cargo variable, recibo, remesa, devolución, factura, pago o movimiento manual.

13. Cierre contable

Antes de cerrar un ejercicio:

1. Revisa cuotas pendientes.
2. Revisa facturas pendientes.
3. Revisa pagos y bancos.
4. Revisa conciliación.
5. Consulta balances.
6. Revisa desviaciones presupuestarias.
7. Genera regularizaciones si corresponden.
8. Prepara el presupuesto siguiente si procede.

El cierre no debe ser una sorpresa. Si durante el año has revisado informes, el cierre será una confirmación.

14. Errores habituales

Un error habitual es crear movimientos manuales para corregir cualquier cosa sin revisar el origen. A veces el problema está en una cuota, una factura o una remesa.

Otro error es usar cuentas genéricas para todo. Puede ser rápido al principio, pero después los informes pierden valor.

También es frecuente consultar balances sin comprobar el ejercicio o el año seleccionado.

15. Resumen operativo

Para llevar bien la contabilidad:

1. Configura ejercicio y cuentas.
2. Registra cobros y pagos desde sus módulos.
3. Revisa diario y mayor.
4. Usa conciliación si procede.
5. Consulta informes periódicamente.
6. Cierra el ejercicio solo cuando los datos estén revisados.