Comunicaciones

Esta sección explica cómo usar Onzane para comunicarte con propietarios, residentes y comunidades. Incluye anuncios, mensajes, información global, foros, encuestas, votaciones, procedimientos y tablón.

1. La idea general

La comunicación en una administración de fincas no es solo enviar avisos. También es dejar constancia, segmentar destinatarios, recoger respuestas, preparar decisiones y evitar llamadas o correos repetidos.

Onzane permite comunicar en distintos niveles:

1. Información global para varias comunidades.
2. Comunicaciones dentro de una comunidad.
3. Mensajes o avisos a colectivos concretos.
4. Foros y participación.
5. Encuestas y votaciones.
6. Tablón de anuncios y mercado.

2. Dónde se gestiona

Para comunicaciones de toda la administración:

Comunidades > Información global

Dentro de una comunidad puedes encontrar:

Comunidad > Comunicaciones

Comunidad > Información

Comunidad > Anuncios

Comunidad > Mensajes

Comunidad > Foro

Comunidad > Encuestas

Comunidad > Votaciones

Comunidad > Tablón

Los nombres pueden variar según los módulos activos.

3. Antes de comunicar

Antes de publicar cualquier comunicación, revisa:

1. Comunidad correcta.
2. Destinatarios.
3. Si debe ir a propietarios, residentes o ambos.
4. Si afecta a toda la comunidad o solo a un grupo.
5. Si necesita documento adjunto.
6. Si la información es definitiva.
7. Si hay fechas importantes que deben quedar claras.

Si la comunicación tiene efectos legales, económicos o de convocatoria, revisa el contenido con más cuidado.

4. Información global

La información global sirve para publicar contenido desde la administración hacia varias comunidades o para mantener información transversal.

Úsala para comunicaciones que no pertenecen solo a una comunidad concreta o que deben gestionarse desde el nivel de administración.

Ejemplos:

1. Cambios de horario de atención.
2. Avisos generales de la administración.
3. Información de servicio para varias comunidades.
4. Comunicados corporativos.

No uses información global para asuntos particulares de una sola comunidad.

5. Anuncios y mensajes

Los anuncios sirven para comunicar información concreta. Los mensajes ayudan a mantener contacto con propietarios o colectivos.

Para un anuncio ordinario:

1. Elige la comunidad.
2. Define el destinatario.
3. Redacta el texto.
4. Añade documentos si corresponde.
5. Revisa antes de publicar.
6. Comprueba que queda visible donde esperas.

Evita textos demasiado largos cuando el objetivo sea un aviso sencillo. Si hay mucha información, sube un documento y usa el anuncio para resumir.

6. Foro

El foro puede servir para ordenar conversaciones de la comunidad.

Úsalo cuando quieras que los participantes puedan comentar o seguir un tema. Si solo necesitas informar, es mejor usar un anuncio.

Como administrador, revisa los temas abiertos y mantén el foro ordenado. Si una conversación se convierte en incidencia, gestiónala en incidencias para que tenga seguimiento operativo.

7. Encuestas

Las encuestas sirven para recoger opinión sin convertirlo necesariamente en una decisión formal.

Ejemplos:

1. Preferencias de horarios.
2. Interés en una mejora.
3. Valoración de un servicio.
4. Priorización de opciones antes de una junta.

Una encuesta no sustituye una votación formal si la comunidad necesita aprobar un acuerdo.

8. Votaciones

Las votaciones se usan cuando hay que recoger una decisión formal o estructurada.

Antes de lanzar una votación, revisa:

1. Tipo de mayoría.
2. Censo.
3. Asistentes o representaciones si aplica.
4. Delegaciones de voto.
5. Preguntas.
6. Requisitos de autenticación.
7. Plazos.
8. Documentos de soporte.

El flujo recomendado es:

1. Preparar la documentación.
2. Revisar censo y propietarios.
3. Definir mayoría y preguntas.
4. Configurar asistentes, delegaciones o voto ausente si corresponde.
5. Publicar la votación.
6. Supervisar participación.
7. Revisar resultados y auditoría.
8. Exportar resultados si se necesitan para archivo o acta.

9. Procedimientos

Los procedimientos ayudan a ordenar trámites o gestiones que siguen pasos concretos.

Úsalos cuando una comunicación no sea suficiente y quieras controlar el avance de un asunto: solicitud, revisión, respuesta, documentación y cierre.

10. Tablón

El tablón agrupa anuncios o publicaciones de comunidad y, si está activo, puede incluir mercado o publicaciones entre vecinos.

Es útil para información de vida comunitaria que no necesita convertirse en incidencia, votación o documento formal.

11. Errores habituales

El error más habitual es comunicar sin revisar destinatarios. En comunidades grandes, enviar a todos lo que solo afecta a un grupo genera ruido y consultas innecesarias.

Otro error es usar una encuesta cuando realmente hace falta una votación. Si hay acuerdo formal, trabaja con votaciones.

También es frecuente publicar un anuncio antes de subir el documento relacionado. Sube primero el documento y comunica después.

12. Resumen operativo

Para comunicar bien en Onzane:

1. Elige el nivel correcto: administración o comunidad.
2. Revisa destinatarios.
3. Usa anuncios para informar.
4. Usa foro para conversación.
5. Usa encuestas para opinión.
6. Usa votaciones para decisiones.
7. Guarda documentos relacionados antes de publicar.