Gestión centralizada de juntas

El módulo de Juntas permite al administrador de fincas gestionar las reuniones de todas sus comunidades desde una bandeja común. Cada junta tiene un expediente propio que reúne su preparación, convocatoria, comunicaciones, celebración, acta firmada y seguimiento posterior.

Desde la bandeja puedes localizar qué comunidad necesita atención. Al abrir un expediente, puedes consultar qué se ha hecho, quién es su responsable, qué documentos se han aprobado y qué actuaciones quedan pendientes.

Esta guía explica el funcionamiento y la organización del trabajo. Si quieres aprender realizando una práctica, sigue Crear una junta paso a paso en el Panel de administradores.

Qué beneficios aporta al despacho

Necesidad del administrador	Cómo ayuda Onzane
Gestionar juntas de muchas comunidades	Una bandeja común permite buscar expedientes y filtrar por año, delegación, tipo, estado y atención pendiente.
Priorizar el trabajo	Los indicadores y los hitos muestran convocatorias pendientes, plazos vencidos, actas por completar y comunidades sin junta ordinaria celebrada en el período de referencia.
Repartir tareas dentro del equipo	Cada expediente tiene un responsable y conserva el historial de las actuaciones registradas. Otro usuario con acceso puede retomar el trabajo consultando ese expediente.
Preparar documentos con datos coherentes	La convocatoria se genera desde la preparación; el acta, desde los hechos de celebración registrados. Las comprobaciones señalan información pendiente antes de su revisión.
Atender a propietarios con distintos canales	Se gestionan destinatarios con correo electrónico, Onzane, correo postal o entrega en mano, incluidos titulares sin acceso a la app.
Saber qué se ha comunicado	Cada versión conserva sus destinatarios, intentos y justificantes, distinguiendo envío, entrega acreditada y acceso al enlace.
Recuperar lo que ocurrió	Se conservan documentos aprobados, archivos firmados, versiones anteriores e historial. Puedes exportar el expediente para consultarlo fuera de la plataforma.
Dar continuidad a los acuerdos	Puedes asignar tareas con responsable, fecha prevista y justificación de cumplimiento, incluso después de cerrar la junta.

Dónde se encuentra y cómo usar la bandeja

En el Panel de administradores, entra en Comunidades → Juntas. El expediente también está disponible en el panel clásico; ambos paneles trabajan sobre la misma información. Las instrucciones de esta sección utilizan los nombres y el recorrido del Panel de administradores en español.

La bandeja presenta los expedientes de las comunidades a las que tienes acceso. Utiliza la búsqueda para localizar una comunidad, una referencia o un título. Puedes filtrar por año, estado de la comunidad, delegación cuando exista, tipo de junta, estado del expediente y atención pendiente.

Los indicadores superiores ayudan a seleccionar el trabajo que necesita revisión. Pulsa el título o la referencia de una junta, o utiliza Abrir expediente en las acciones de su fila. Para empezar una nueva, pulsa Nueva junta.

Una rutina útil para el despacho es revisar primero los plazos vencidos, después las convocatorias y actas pendientes, y finalmente la planificación de las comunidades sin ordinaria celebrada. El indicador de ordinaria celebrada se refiere a la celebración registrada: crear un borrador no la da por realizada. Con Todos los años, esa revisión se refiere al año actual.

Antes de crear una junta

Comprueba que:

1. La comunidad está activa y tu usuario tiene acceso y permisos para consultar, crear y editar juntas según su función.
2. Los datos de la comunidad, su perfil jurídico y su zona horaria son correctos.
3. Las propiedades, titulares, cuotas y contactos están revisados. La importación de destinatarios se apoya en esos datos.
4. Puedes identificar al convocante y documentar su legitimación o encargo cuando corresponda.
5. Conoces los asuntos que se tratarán y tienes preparada la documentación que deban consultar los destinatarios.
6. Hay una persona responsable de gestionar el expediente.

El expediente conserva el perfil jurídico utilizado y muestra los plazos y el modelo de convocatoria que le corresponden. Revisa las advertencias del panel antes de aprobar los documentos. El idioma elegido para el PDF no cambia ese perfil jurídico.

Si necesitas preparar estos datos, consulta Comunidades, Propiedades y residentes y Cuenta, equipo y permisos.

Cómo se organiza el expediente

Apartado	Para qué se utiliza
Datos de la junta	Consultar referencia, título, comunidad, responsable, lugar, fechas y perfil jurídico.
Hitos y pendientes	Revisar plazos, actuaciones pendientes y registros realizados dentro o fuera de plazo.
Preparación y convocatoria	Definir idioma, modalidad, orden del día, intervinientes, destinatarios y anexos.
Seguimiento de la junta	Iniciar preparación, formalizar convocatoria, abrir o finalizar la celebración y cerrar el expediente. También recoge aplazamientos, cancelaciones y suspensiones.
Celebración de la junta	Registrar cargos efectivos, asistentes, representaciones, cuotas, incidencias, tratamiento de los puntos y destinatarios del acta.
Convocatoria y acta	Generar, consultar, revisar y aprobar documentos; incorporar el acta firmada y gestionar rectificaciones.
Comunicaciones y evidencias	Gestionar los envíos y justificantes de cada destinatario y revisar su cobertura.
Seguimiento de acuerdos	Asignar y actualizar las tareas derivadas de acuerdos declarados aprobados.
Historial	Consultar las actuaciones, sus fechas, autores y motivos.
Exportar expediente	Preparar y descargar un expediente ZIP o un informe PDF.

El recorrido de una junta

El recorrido habitual es Borrador → En preparación → Convocada → En celebración → Celebrada → Expediente cerrado.

Estado	Qué corresponde hacer
Borrador	Revisar los datos iniciales y el responsable; pulsar Iniciar preparación.
En preparación	Completar la preparación y generar, revisar y aprobar la convocatoria; pulsar Formalizar convocatoria.
Convocada	Comunicar la convocatoria y revisar su cobertura. Cuando llegue la fecha de celebración, pulsar Abrir celebración.
En celebración	Registrar lo ocurrido y pulsar Finalizar celebración al terminar.
Celebrada	Completar, revisar y aprobar el acta; registrar su firma y cierre; comunicarla y revisar su cobertura.
Expediente cerrado	Consultar y exportar la documentación, y continuar el seguimiento de los acuerdos.

La fecha prevista de la junta y la fecha efectiva de una actuación cumplen funciones distintas. Puedes programar una reunión futura, pero su apertura, finalización y otras actuaciones efectivas deben registrarse con fechas ya ocurridas y en orden cronológico. Si dejas vacía Fecha efectiva de la actuación, cuando el formulario lo permite, se utiliza el momento actual en la zona horaria de la junta.

1. Crear y preparar

Pulsa Nueva junta, selecciona la comunidad e indica tipo, título, lugar, convocante, fecha y orden del día inicial. El formulario adapta las convocatorias al perfil de la comunidad. Al pulsar Crear junta, se abre el expediente con una referencia propia.

Comprueba el responsable en Datos de la junta y pulsa Iniciar preparación en Seguimiento de la junta. Después completa Preparación y convocatoria:

1. Elige el idioma del documento y la modalidad prevista. Para una modalidad remota o híbrida, completa las instrucciones de acceso y la base que permite esa participación.
2. Indica dónde y cómo se puede consultar la documentación.
3. Define cada punto del orden del día como informativo, deliberativo o propuesta de acuerdo, con su descripción y propuesta cuando proceda.
4. Identifica un único convocante y los demás intervinientes previstos: promotores, presidencia y secretaría, según corresponda.
5. Añade los destinatarios o utiliza Importar titulares actuales. Revisa cotitulares, cambios de titularidad, inmuebles sin destinatario y datos de contacto.
6. Pulsa Guardar preparación antes de importar titulares o añadir anexos. Puedes vincular un anexo a toda la junta o a un punto concreto.

La lista de destinatarios incluye a quienes deben recibir la convocatoria, tengan o no acceso a la app. No constituye por sí sola un censo de votación.

2. Revisar y formalizar la convocatoria

En Convocatoria y acta, pulsa Generar borrador dentro de Convocatoria. Descarga el PDF y contrasta el texto completo con la preparación: fechas, convocante, orden del día, destinatarios, anexos y datos de morosidad cuando aparezcan.

Resuelve los datos pendientes indicados por Revisión de preparación. Marca la comprobación del documento, explica la revisión y las advertencias, y pulsa Registrar revisión. Después utiliza Aprobar contenido y, en Seguimiento de la junta, Formalizar convocatoria.

La aprobación es una actuación documental del administrador. No expresa la aprobación de un acuerdo por los propietarios. Tampoco envía el documento: las comunicaciones se tramitan en el apartado siguiente.

Cada versión aprobada conserva su PDF y los datos con los que se preparó. Si cambias información antes de aprobar, vuelve a generar y revisar el borrador para que recoja esos cambios.

3. Comunicar y revisar la cobertura

En Comunicaciones y evidencias, selecciona la versión aprobada de la convocatoria.

Canal	Qué debes preparar	Cómo se registra la comunicación
Correo electrónico	Una dirección válida y el servicio de correo operativo.	Enviar por destinatario o Enviar correos y mensajes Onzane pendientes.
Onzane	Un titular registrado con acceso a la app y la mensajería habilitada en la comunidad.	Los mismos botones tramitan el mensaje Onzane para el destinatario.
Correo postal	El domicilio de notificación.	Realiza el envío fuera de la plataforma y registra la actuación y su justificante en Seguimiento individual.
Entrega en mano	Las observaciones o referencia de entrega.	Registra la actuación realizada y su justificante en Seguimiento individual.

Los envíos electrónicos se procesan en segundo plano. En cola o En curso todavía no son un resultado final; utiliza Recargar expediente para consultar su evolución. Si un resultado es incierto, comprueba qué ocurrió antes de registrar un fallo o reintentar.

Para un envío externo, abre Registrar actuación externa o evidencia, identifica el intento, el resultado, la fecha y la referencia. Puedes adjuntar un justificante. El envío, la entrega acreditada y el acceso al enlace se registran por separado: el acceso al enlace no verifica la identidad de quien lo abre.

Una vez comprobados los resultados, abre Revisar cobertura de comunicaciones, confirma la revisión, introduce el motivo y guárdala. Esta revisión es necesaria para continuar el flujo. Si queda una comunicación pendiente, el panel permite documentar una excepción justificada; el pendiente sigue visible y no se convierte en una entrega acreditada.

4. Registrar la celebración

Cuando llegue la fecha y hora correspondientes y la convocatoria esté comunicada con su cobertura revisada, pulsa Abrir celebración.

En Celebración de la junta, registra presidencia y secretaría efectivas, lugar, convocatoria de constitución, idioma e incidencias. Los destinatarios de la convocatoria aparecen como participantes Pendientes de confirmar: recibir la convocatoria no implica haber asistido.

Revisa individualmente asistentes, ausentes y representados. Completa las cuotas declaradas de los propietarios presentes o representados; para una representación, identifica al representante y la referencia que la acredita. Registra incorporaciones y salidas cuando correspondan, con horarios coherentes con la sesión.

En Tratamiento de los puntos, documenta la exposición, el acuerdo o conclusión literal y el resultado declarado. Todos los puntos deben tener una conclusión, incluso si fueron informativos, aplazados o no tratados. Para una aprobación o rechazo, identifica los participantes y el resultado, con votos y cuotas cuando proceda.

Si marcas Acuerdo pendiente de formación sucesiva, su resultado final deberá documentarse posteriormente mediante una nueva versión o anexo. La marca no resuelve automáticamente el acuerdo.

Comprueba Destinatarios del acta, que tiene una lista independiente de la convocatoria, y pulsa Finalizar celebración al terminar la sesión.

5. Preparar el acta, incorporar las firmas y comunicarla

Con la junta en Celebrada, genera el borrador del acta en Convocatoria y acta. Completa los datos pendientes de celebración antes de registrar su revisión. Comprueba texto, asistentes, representaciones, cuotas, conclusiones, destinatarios y anexos; pulsa Registrar revisión y Aprobar contenido.

Después obtén las firmas de presidencia y secretaría fuera de Onzane. En Firma y cierre del acta:

1. Identifica a los firmantes, que deben coincidir con los del acta aprobada.
2. Introduce sus fechas de firma, la referencia en el libro de actas y el justificante o referencia de la actuación.
3. Adjunta el PDF firmado.
4. Confirma que has comprobado las firmas, sus fechas y la correspondencia del contenido con la versión aprobada.
5. Pulsa Registrar firma y cierre.

Las fechas de firma deben ser iguales o posteriores a la aprobación y al final de la junta, y no pueden estar en el futuro. Onzane conserva el PDF firmado aportado junto con el PDF aprobado; la comprobación de firmas que se registra es la del administrador.

Para comunicar el acta, selecciona su versión en Comunicaciones y evidencias, tramita los envíos o registra las actuaciones externas y completa Revisar cobertura de comunicaciones. El paquete del acta incorpora la copia firmada y los anexos destinados al envío.

6. Cerrar el expediente y ejecutar los acuerdos

Cuando el acta esté aprobada, firmada y comunicada con su cobertura revisada, vuelve a Seguimiento de la junta, introduce el motivo y pulsa Cerrar expediente.

El cierre del expediente y la ejecución de los acuerdos tienen seguimientos distintos. En Seguimiento de acuerdos, utiliza Añadir registro para crear una tarea vinculada a un acuerdo declarado aprobado. Indica título, responsable de ejecución, fecha prevista, estado y motivo. Puedes asociar además un usuario del despacho con acceso al expediente.

Las tareas pasan por Pendiente, En ejecución, Completado o Cancelado. Para completar una, registra su justificación de cumplimiento. Pueden seguir actualizándose después del cierre del expediente sin modificar el acta expedida.

Archivos, historial y exportación

Los archivos de convocatoria y celebración admiten PDF, PNG o JPEG de hasta 20 MB por archivo. El documento firmado debe ser un PDF de hasta 20 MB.

En Archivos de celebración y ejecución, elige el uso adecuado. Los justificantes de representación y las evidencias de celebración o ejecución son privados. Solo los archivos marcados como Anexo para enviar con el acta se incorporan a su paquete de comunicación.

Consulta Historial para recuperar quién registró una actuación, cuándo ocurrió y qué motivo dejó. Las versiones anteriores y sus comunicaciones se mantienen al rectificar documentos.

En Exportar expediente, elige el formato, el idioma y pulsa Preparar exportación:

Formato	Qué obtienes
Expediente ZIP	Datos, historial, versiones y archivos conservados. Descomprímelo y abre index.html para consultar sus secciones y documentos.
Informe PDF	Un informe del contenido del expediente. No incluye una copia de todos sus documentos originales.

La preparación se realiza en segundo plano. Cuando aparezca Disponible, pulsa Descargar. La pantalla indica hasta cuándo estará disponible esa copia temporal. Si caduca, solicita otra; la caducidad de la exportación no elimina el expediente original.

La exportación corresponde a la versión del expediente solicitada. Si el expediente cambia antes de que se prepare, el panel puede pedirte que recargues y solicites una copia actual. Si después completas tareas o rectificas un acta, prepara una nueva exportación para incluir esos cambios. El ZIP permite consultar el expediente fuera de Onzane; no es una copia de seguridad para restaurar la plataforma.

Idiomas y alcance actual

El módulo está preparado en ambos paneles para español, catalán, euskera, gallego, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, neerlandés, polaco y finés. Esta documentación está escrita en español.

El idioma de la interfaz y el idioma documental se eligen por separado. La convocatoria y el acta utilizan el idioma documental de su versión. Los títulos, propuestas, acuerdos y demás textos escritos por el administrador no se traducen automáticamente. Al exportar, el idioma elegido se aplica al informe y al índice; los originales conservan su idioma y contenido.

El flujo actual permite documentar juntas presenciales, remotas o híbridas, con sus requisitos de preparación y registros de asistencia. El administrador registra los hechos, cuotas y resultados declarados. La integración de votaciones desde las aplicaciones móviles es un bloque posterior: este recorrido no realiza votaciones en línea ni calcula mayorías sobre esos registros. La firma se obtiene externamente y Onzane no verifica criptográficamente las firmas del PDF aportado.

Cambios de fecha, rectificaciones y dudas frecuentes

Situación	Cómo actuar
La junta convocada se aplaza antes de comenzar	Utiliza Aplazar junta con motivo y fecha efectiva. Después abre Rectificar o reprogramar convocatoria, indica las nuevas fechas y pulsa Abrir nueva preparación. Genera, revisa, aprueba, formaliza y comunica la nueva convocatoria.
Hay que cancelar una junta que todavía no ha comenzado	Utiliza Cancelar junta cuando el estado lo permita y explica el motivo. El expediente y sus actuaciones previas se conservan.
La sesión se interrumpe	Registra Suspender sesión y, al continuar, Reanudar sesión, con sus motivos y fechas efectivas.
Debo corregir una convocatoria aprobada	Antes de iniciar la junta, utiliza Rectificar o reprogramar convocatoria. La versión anterior se conserva y la nueva preparación exige repetir la revisión, aprobación y comunicación.
Debo rectificar un acta aprobada o ya cerrada	En Rectificación o anexo del acta, explica el motivo y pulsa Abrir nueva versión del acta. El expediente vuelve a Celebrada; completa la nueva versión y repite revisión, aprobación, firma y comunicación antes de cerrarlo de nuevo.
No puedo aprobar un documento	Revisa los datos pendientes, registra su revisión y comprueba que el borrador incluye los últimos cambios.
No puedo abrir la celebración o cerrar el expediente	Comprueba las fechas efectivas, las comunicaciones y su revisión de cobertura. Para cerrar, comprueba también el registro del PDF firmado.
Hay envíos en cola o en curso	Espera a su resolución y recarga el expediente antes de realizar operaciones que requieran que los envíos hayan terminado.
Otra persona ha modificado el expediente	Pulsa Recargar expediente, revisa la información actual y vuelve a introducir los cambios que no se hayan aplicado.
Aparece Histórico pendiente de revisión	Revisa la documentación anterior y confirma su estado con Registrar revisión del histórico. Las fechas o declaraciones antiguas no acreditan por sí solas asistencia, firmas o entregas.

Para aprender el recorrido con datos concretos y comprobar cada etapa, continúa con Crear una junta paso a paso en el Panel de administradores.