Propiedades y residentes

Esta sección explica cómo trabajar con propiedades, propietarios, residentes, vehículos y grupos dentro de una comunidad. Es una de las partes más importantes de Onzane, porque muchos procesos dependen de estos datos: cuotas, recibos, votaciones, comunicaciones, reservas, accesos y documentos.

1. La idea general

La propiedad representa la unidad de la comunidad: vivienda, local, garaje, trastero u otro elemento. A partir de ella se relacionan propietarios, residentes, vehículos, llaves, permisos, cuotas y participación en gastos.

Si las propiedades están bien, el resto del sistema trabaja mejor. Si están mal, los errores se arrastran a cobros, presupuestos, comunicaciones y votaciones.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad:

Comunidad > Propiedades

También puedes encontrar accesos relacionados con:

Comunidad > Propiedades > Vehículos

Comunidad > Residentes o Vecinos

Comunidad > Grupos

Según la configuración de la comunidad, algunas pantallas pueden aparecer con nombres ligeramente distintos.

3. Qué revisar antes de empezar

Antes de usar módulos económicos o de comunicación, revisa:

1. Que todas las propiedades existan.
2. Que cada propiedad tenga referencia clara.
3. Que el propietario esté asociado correctamente.
4. Que los residentes estén actualizados.
5. Que los coeficientes o reglas de reparto sean correctos si se usan para presupuestos.
6. Que la forma de cobro esté configurada si se emitirán cuotas o remesas.
7. Que los vehículos estén asociados a la propiedad adecuada.
8. Que los grupos especiales estén creados si se usarán para documentos, comunicaciones o reparto.

4. Propiedades

En la ficha de una propiedad debes mantener los datos que identifican la unidad.

Ejemplos:

1. Portal, planta y puerta.
2. Tipo de propiedad.
3. Referencia interna.
4. Propietario o titulares.
5. Datos relacionados con cuotas o reparto.
6. Vehículos o elementos asociados.

Si la comunidad tiene garajes, trasteros o locales, decide desde el principio si los vas a gestionar como propiedades independientes o como elementos vinculados a una vivienda. Esa decisión afecta a cuotas, reservas, accesos y comunicaciones.

5. Propietarios y residentes

El propietario es quien responde ante la comunidad por la propiedad. El residente es quien vive o utiliza el inmueble.

A veces son la misma persona. Otras veces no: viviendas alquiladas, locales, garajes cedidos, familiares o segundas residencias.

Para trabajar correctamente:

1. Mantén identificados a los propietarios.
2. Actualiza cambios de titularidad cuanto antes.
3. Separa propietario y residente cuando no coincidan.
4. Revisa datos de contacto antes de comunicaciones importantes.
5. Comprueba quién debe recibir recibos, avisos o documentación.

6. Forma de cobro de la propiedad

La forma de cobro de las cuotas comunitarias se define por propiedad.

Esto da flexibilidad para casos habituales en una administración de fincas:

1. Una vivienda con varios propietarios.
2. Una propiedad pagada desde una cuenta de un solo titular.
3. Una cuenta bancaria cuyo titular no coincide con el propietario.
4. Un local, garaje o trastero que se cobra de forma distinta.
5. Una propiedad que no va por domiciliación y se cobra por transferencia u otro método.

Entra en:

Comunidad > Propiedades

En la fila de la propiedad abre el desplegable de acciones y pulsa:

Editar forma de cobro

Esta acción abre una pantalla específica para los datos de cobro. No es necesario mezclarlo con la edición general de la propiedad.

Qué datos completar

Para una propiedad que se cobra por domiciliación, revisa:

1. Método de cobro.
2. Titular o pagador.
3. Documento fiscal del pagador si lo necesitas.
4. IBAN.
5. BIC cuando corresponda.
6. Banco.
7. Referencia de mandato SEPA.
8. Fecha del mandato.
9. Estado activo.
10. Notas internas si hay alguna condición especial.

Si la propiedad se cobra por transferencia, efectivo, tarjeta u otra vía, deja indicado el método para que el equipo sepa que esos recibos no deben entrar en una remesa bancaria normal.

Por qué es importante

Cuando Onzane genera recibos de cuotas, derramas, regularizaciones o cargos variables, utiliza la forma de cobro de la propiedad para saber cómo se debe gestionar el cobro.

Si la forma de cobro está incompleta, puede ocurrir que el recibo exista pero no pueda remesarse correctamente. Por eso conviene revisar esta información antes de emitir cuotas masivas.

Diferencia con propietarios y residentes

El propietario responde ante la comunidad. El residente usa la vivienda. El pagador es la persona o cuenta desde la que se cobra.

Pueden coincidir, pero no tienen por qué. Onzane permite separar estos tres conceptos para que la gestión sea más realista.

7. Vehículos

Los vehículos son importantes cuando la comunidad controla garajes, accesos, reservas o permisos.

Registra los vehículos con datos claros y relaciónalos con la propiedad o persona correspondiente. Esto ayuda a resolver incidencias, controlar accesos y evitar confusiones en plazas o zonas comunes.

8. Grupos

Los grupos sirven para trabajar con conjuntos de personas o propiedades.

Pueden utilizarse para:

1. Enviar comunicaciones solo a una parte de la comunidad.
2. Compartir documentos con un grupo concreto.
3. Organizar conversaciones o foros.
4. Gestionar necesidades específicas de portales, garajes o zonas.

No crees grupos sin criterio. Si cada pequeño caso tiene un grupo distinto, después será difícil mantenerlos. Crea grupos que tengan utilidad real y revisa sus miembros cuando cambien propietarios o residentes.

9. Importación de datos

Cuando se empieza con una comunidad, lo habitual es importar propiedades y personas desde un archivo.

Antes de importar:

1. Limpia duplicados.
2. Normaliza nombres y referencias.
3. Revisa correos y teléfonos.
4. Comprueba coeficientes si se van a usar.
5. Asegúrate de que garajes, trasteros y locales están tratados de forma coherente.
6. Incluye referencias de propiedad estables si después vas a importar cargos variables.

Después de importar, no des por hecho que todo está bien. Revisa una muestra de propiedades y confirma que las relaciones se han creado correctamente.

10. Relación con presupuestos y cobros

El presupuesto se reparte entre propiedades. Las cuotas y cargos variables generan recibos ligados a esas propiedades. Las remesas cobran recibos según la forma de cobro configurada en cada propiedad.

Por eso, antes de aprobar un presupuesto o emitir una cuota:

1. Revisa propiedades activas.
2. Comprueba propietarios.
3. Revisa coeficientes o reglas de reparto.
4. Revisa forma de cobro si habrá domiciliación o remesas.
5. Confirma que no hay propiedades duplicadas o sin titular.

Un cambio de propiedad después de emitir recibos puede requerir revisión manual del caso.

11. Errores habituales

Un error frecuente es confundir propietario con residente. En comunicaciones informativas puede no ser grave, pero en cobros, votaciones o documentación legal sí importa.

Otro error es no actualizar cambios de titularidad a tiempo. Si un recibo, una votación o una comunicación importante sale con el titular anterior, tendrás que corregirlo después.

También es habitual crear propiedades con nombres distintos para el mismo elemento. Usa un criterio estable de referencia.

Otro error importante es pensar que la cuenta bancaria debe estar siempre asociada a uno de los propietarios. En la práctica, el pagador puede ser otra persona. Por eso la forma de cobro se gestiona por propiedad.

12. Resumen operativo

Para mantener este módulo en orden:

1. Carga todas las propiedades antes de usar cobros o presupuestos.
2. Mantén propietarios y residentes separados cuando corresponda.
3. Configura la forma de cobro antes de emitir recibos o remesas.
4. Actualiza vehículos y grupos si afectan a accesos o comunicaciones.
5. Revisa datos antes de emitir cuotas, votar o publicar documentación relevante.