Cobros, cuotas, cargos variables y remesas

Esta sección explica cómo usar Onzane para gestionar el ciclo completo de cobro de una comunidad: formas de cobro por propiedad, cuotas ordinarias, derramas, recibos, cargos variables, remesas bancarias, morosidad, devoluciones, recobro y compensaciones.

Es el módulo que convierte lo aprobado por la comunidad en importes concretos a cobrar a cada propiedad.

1. La idea general

El flujo de cobros en Onzane suele seguir este orden:

1. Revisar propiedades, propietarios y forma de cobro de cada propiedad.
2. Crear cuotas o planes de cuotas.
3. Generar emisiones y recibos.
4. Importar cargos variables si hay importes individualizados, como consumos de agua caliente, suministros, servicios especiales o ajustes por propiedad.
5. Revisar recibos, importes, fechas y forma de cobro.
6. Crear remesas bancarias si se cobra por domiciliación.
7. Registrar o importar resultados de cobro.
8. Gestionar devoluciones.
9. Hacer seguimiento de morosidad.
10. Aplicar recobro o compensaciones cuando corresponda.

No conviene saltarse pasos. Una remesa creada con recibos mal revisados genera problemas con propietarios, banco y contabilidad.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad:

Comunidad > Propiedades

Cobros > Resumen

Cobros > Cuotas

Cobros > Operativa > Recibos

Cobros > Operativa > Cargos variables

Cobros > Operativa > Remesas

Cobros > Seguimiento > Morosidad

Cobros > Seguimiento > Devoluciones

Cobros > Seguimiento > Recobro

La forma de cobro se prepara en propiedades. Las cuotas, cargos variables, recibos y remesas se trabajan desde Cobros.

3. Antes de crear cuotas o cargos

Antes de emitir cualquier recibo, revisa:

1. Que las propiedades estén activas y bien identificadas.
2. Que cada propiedad tenga propietario o titular asociado.
3. Que las referencias de propiedad sean claras, porque se usan para importaciones.
4. Que la forma de cobro de cada propiedad esté configurada.
5. Que la comunidad tenga cuenta bancaria si se van a crear remesas.
6. Que exista presupuesto aprobado si las cuotas salen del presupuesto.
7. Que la periodicidad y fechas de emisión estén claras.
8. Que el concepto que verá el propietario sea entendible.
9. Que no haya saldos a favor o regularizaciones pendientes que deban aplicarse.

Si una propiedad, titular o forma de cobro está mal, el recibo también saldrá mal.

4. Forma de cobro de cada propiedad

La forma de cobro de cuotas se define por propiedad, no por propietario.

Esto es importante porque una propiedad puede tener varios propietarios, puede estar alquilada o puede pagar las cuotas desde una cuenta bancaria cuyo titular no coincide con ninguno de los propietarios. Onzane permite separar la titularidad de la propiedad de la persona o cuenta desde la que se cobra.

Entra en:

Comunidad > Propiedades

En la tabla verás la columna Forma de cobro. Desde el desplegable de acciones de una propiedad usa:

Editar forma de cobro

Ahí puedes indicar cómo se deben cobrar las cuotas y recibos de esa propiedad.

Datos que conviene revisar

Según el método elegido, revisa:

1. Método de cobro: domiciliación, transferencia, efectivo, tarjeta u otro.
2. Titular de la cuenta o pagador.
3. Documento fiscal del titular si lo necesitas.
4. IBAN.
5. BIC, especialmente si la cuenta es extranjera.
6. Nombre del banco.
7. Referencia de mandato SEPA.
8. Fecha de firma del mandato.
9. Si la forma de cobro está activa.
10. Notas internas si hay una condición especial.

Para remesas bancarias, lo normal es que la propiedad tenga domiciliación válida. Si falta IBAN, titular o mandato, la remesa puede quedar incompleta o el recibo puede tener que cobrarse por otra vía.

Diferencia con el monedero

Los permisos de recarga o pago online del monedero de la propiedad no son lo mismo que la forma de cobro de las cuotas comunitarias.

La forma de cobro de cuotas sirve para generar recibos, remesas y trazabilidad económica. El monedero se usa para otros pagos o recargas dentro de la app cuando la comunidad lo tenga activado.

5. Cuotas

Las cuotas son la definición de lo que se va a cobrar de forma planificada.

Pueden ser:

1. Ordinarias, normalmente derivadas del presupuesto anual.
2. Extraordinarias, por derramas o acuerdos puntuales.
3. De regularización, para ajustar diferencias tras cierre.
4. Puntuales, cuando la comunidad necesita un cobro concreto.

En cuotas defines importes, calendario, propiedades afectadas y condiciones de emisión.

6. Cuotas desde presupuesto

Cuando una comunidad tiene presupuesto aprobado, Onzane puede ayudarte a crear cuotas ordinarias desde ese presupuesto.

El flujo recomendado es:

1. Aprobar el presupuesto.
2. Revisar previsualización por propiedad.
3. Revisar que las propiedades tienen forma de cobro preparada.
4. Definir calendario de emisión.
5. Crear el plan de cuotas.
6. Generar emisiones cuando toque.
7. Revisar recibos antes de remesar.

Esto mantiene conectado presupuesto, cuotas, recibos, remesas, contabilidad y seguimiento de ejecución.

7. Calendario de emisión

El calendario decide cuándo se generan recibos.

Opciones habituales:

1. Mensual.
2. Trimestral.
3. Semestral.
4. Anual.
5. Fechas específicas.

El calendario no es solo una comodidad. Determina cuándo aparecerán importes pendientes y cuándo se prepararán remesas.

Por ejemplo, una comunidad puede tener una cuota ordinaria mensual para los gastos generales y una derrama puntual en dos vencimientos para una obra. Cada plan debe tener su calendario y sus recibos.

8. Recibos

El recibo es el documento operativo de cobro a una propiedad.

Antes de emitir o confirmar recibos, revisa:

1. Propiedad.
2. Propietario o titular visible.
3. Concepto.
4. Importe.
5. Fecha de emisión.
6. Fecha de vencimiento.
7. Forma de cobro.
8. Si incluye compensaciones o regularizaciones.
9. Si debe entrar en remesa bancaria.

Una vez emitidos, los recibos entran en seguimiento de cobro y pueden alimentar contabilidad.

9. Cargos variables

Los cargos variables sirven para crear recibos reales a partir de importes individualizados por propiedad.

Úsalos cuando el importe no sale de una cuota fija, sino de un cálculo externo o variable. Por ejemplo:

1. Consumo de agua caliente comunitaria.
2. Consumo individual de calefacción.
3. Servicios especiales imputados a una propiedad.
4. Regularizaciones menores que vienen calculadas en una hoja externa.
5. Cualquier cargo que deba generar recibo y pueda remesarse.

No es lo mismo que Facturas de consumos informativos. Esa pantalla sirve para mostrar información de consumo en la app cuando la contabilidad se lleva fuera de Onzane. Cargos variables crea recibos reales de cobro dentro de Onzane.

Dónde entrar

Entra en:

Cobros > Operativa > Cargos variables

Desde ahí puedes subir un archivo, revisar los datos, crear recibos y, si corresponde, preparar una remesa.

Preparar el archivo

Antes de importar, prepara un Excel o CSV con una fila por propiedad y cargo.

Como mínimo debe existir:

1. Una columna para identificar la propiedad.
2. Una columna de importe.

Para identificar la propiedad, Onzane puede usar:

1. Referencia de propiedad, que es la opción más recomendable porque evita dudas.
2. Nombre completo de la propiedad, combinando conjunto o bloque con propiedad.
3. Conjunto o bloque en una columna y propiedad en otra, si el archivo viene separado así.

Ejemplo de columnas útiles:

1. Referencia de propiedad.
2. Conjunto o bloque.
3. Propiedad.
4. Periodo.
5. Concepto.
6. Unidades o consumo.
7. Importe.
8. Referencia externa de la factura o lectura.
9. Observaciones.

Si el proveedor del servicio te envía un Excel mensual, intenta mantener siempre el mismo formato. Así la importación será más rápida y habrá menos incidencias.

Subir y mapear columnas

En la pantalla de cargos variables:

1. Arrastra el archivo al área de subida o pulsa Búscalo.
2. Marca si la primera fila contiene cabeceras.
3. Lee el archivo.
4. Indica qué columna corresponde a cada dato.
5. Revisa la previsualización.

La previsualización es obligatoria en la práctica. Antes de crear recibos, Onzane revisa si puede localizar cada propiedad, si el importe es válido y si hay posibles duplicados.

Configurar los recibos

Antes de crear los recibos, decide:

1. Concepto del recibo.
2. Periodo al que corresponde el cargo.
3. Fecha de emisión.
4. Fecha de vencimiento.
5. Estado inicial: borrador o emitido.
6. Forma de cobro que se aplicará.
7. Cuenta bancaria de la comunidad si se va a remesar.
8. Si quieres crear una remesa en borrador al terminar.

Si los cargos se van a cobrar junto con la cuota ordinaria del mes, puedes mantener fechas y vencimientos alineados con esa cuota. Si prefieres cobrarlos aparte, crea una remesa separada para esos cargos.

Crear recibos y remesa

Cuando la previsualización esté correcta, crea los recibos.

Después pueden pasar dos cosas:

1. Que solo quieras crear los recibos y revisarlos después desde Recibos.
2. Que quieras crear también una remesa en borrador para enviarlos al banco.

Para remesar por banco, los recibos deben estar emitidos y la propiedad debe tener forma de cobro válida para domiciliación. Si una propiedad no tiene datos suficientes, resuélvelo antes de generar el fichero bancario.

Impacto contable

Los cargos variables emitidos son recibos reales. Si la comunidad tiene la integración contable activada, Onzane puede generar la contabilización asociada a esos recibos igual que ocurre con cuotas ordinarias, derramas o regularizaciones.

Después, cuando se cobre la remesa o se registre el pago, el seguimiento de cobro y la contabilidad se actualizarán según la configuración de la comunidad.

10. Remesas

Las remesas agrupan recibos para enviarlos al banco.

Pueden incluir recibos de cuotas ordinarias, derramas, regularizaciones o cargos variables, siempre que tengan sentido en la misma operación bancaria.

Flujo recomendado:

1. Filtra recibos pendientes.
2. Revisa importes.
3. Comprueba que la forma de cobro es correcta.
4. Excluye recibos que no deban ir a banco.
5. Genera la remesa.
6. Descarga o prepara el archivo bancario si procede.
7. Registra resultado.
8. Atiende devoluciones.

No generes remesas sin revisar. Una remesa incorrecta puede provocar devoluciones, quejas y trabajo de corrección.

11. Morosidad

La morosidad muestra propietarios con recibos pendientes.

Úsala para:

1. Consultar deuda por propietario.
2. Ver antigüedad de recibos.
3. Preparar reclamaciones.
4. Priorizar seguimiento.
5. Revisar antes de juntas o certificados.

Antes de reclamar, comprueba que no hay pagos sin conciliar, devoluciones en proceso o compensaciones pendientes.

12. Devoluciones

Una devolución ocurre cuando un recibo no se cobra o el banco lo rechaza.

Cuando se produzca:

1. Registra la devolución.
2. Revisa motivo.
3. Actualiza estado del recibo.
4. Comprueba si hay gastos de devolución.
5. Decide si se reemite, se reclama o se gestiona por otro medio.
6. Si afecta a contabilidad, revisa el asiento o automatización correspondiente.

Si el motivo es un problema de cuenta bancaria, actualiza la forma de cobro de la propiedad antes de volver a remesar.

13. Recobro

El recobro agrupa acciones para recuperar importes pendientes.

Puede incluir:

1. Reclamaciones.
2. Reemisión.
3. Seguimiento interno.
4. Acuerdos de pago.
5. Registro de acciones realizadas.

Lo importante es que quede trazabilidad. Si varios miembros del equipo hablan con un propietario, todos deben saber qué se ha hecho.

14. Compensaciones y saldos a favor

Puede ocurrir que una propiedad tenga saldo a favor. Por ejemplo, por una regularización, devolución de exceso o cierre anual.

En ese caso, Onzane puede ayudar a aplicar ese saldo contra cuotas futuras cuando corresponda.

Antes de compensar:

1. Revisa de dónde viene el saldo.
2. Confirma que pertenece a la propiedad correcta.
3. Comprueba si la comunidad lo quiere devolver o compensar.
4. Aplica contra cuotas futuras si procede.
5. Deja trazabilidad.

No compenses saldos sin revisar el origen. Un saldo a favor mal aplicado puede ocultar errores de cobro.

15. Relación con contabilidad

Los cobros impactan en contabilidad. Emisiones, cobros, devoluciones, compensaciones y cargos variables pueden generar movimientos o necesitar revisión contable.

Si algo no cuadra en contabilidad, revisa:

1. Estado del recibo.
2. Origen del recibo: cuota, derrama, regularización o cargo variable.
3. Remesa.
4. Devolución.
5. Pago recibido.
6. Compensación aplicada.

Evita corregir solo con asientos manuales si el problema nace en un recibo mal emitido. Primero revisa el origen operativo.

16. Errores habituales

El error más común es emitir recibos sin revisar propiedades, propietarios y forma de cobro.

Otro error es crear cuotas manuales cuando deberían salir del presupuesto. Eso rompe la trazabilidad entre presupuesto, cuotas e informes.

También es frecuente confundir Facturas de consumos informativos con Cargos variables. Si quieres mostrar información en la app sin generar cobro, usa consumos informativos. Si quieres cobrar, remesar y contabilizar, usa cargos variables.

Otro error habitual es importar cargos variables con nombres de propiedad poco claros. Siempre que puedas, usa la Referencia de propiedad en el archivo del proveedor.

También conviene evitar importar dos veces el mismo periodo sin revisar. Si repites una importación, revisa duplicados antes de crear recibos.

Por último, no olvides registrar devoluciones. Si no se registran, la morosidad parecerá menor de lo real.

17. Resumen operativo

Para gestionar cobros:

1. Revisa propiedades, propietarios y forma de cobro.
2. Usa presupuesto cuando corresponda.
3. Define cuotas con datos correctos.
4. Genera emisiones según calendario.
5. Importa cargos variables si hay importes individualizados.
6. Revisa recibos antes de remesar.
7. Crea remesas solo con recibos correctos y cobrables.
8. Controla devoluciones y morosidad.
9. Aplica compensaciones con trazabilidad.
10. Revisa contabilidad cuando los recibos cambien de estado.