Checklist de implantación de una comunidad en 1 día¶
Esta guía está pensada para administradores de fincas y despachos que necesitan dejar una comunidad preparada en Onzane con rapidez, orden y el menor número posible de incidencias posteriores.
Importante
Esta checklist está escrita por proceso, no por etiquetas exactas de interfaz. Los nombres de menús, módulos o botones pueden variar según la configuración activa de tu instalación.
Resultado esperado al final del día¶
Si la implantación sale bien, al terminar deberías tener:
- la comunidad dada de alta con sus datos básicos correctos
- viviendas, unidades o espacios creados
- usuarios principales cargados y vinculados
- roles y permisos revisados
- una primera comunicación de bienvenida publicada
- al menos una prueba real de acceso e incidencia completada
Preparación previa¶
Antes de abrir el panel, reúne esta información:
- nombre fiscal o identificativo de la comunidad
- dirección completa y datos básicos del inmueble
- estructura de portales, bloques, plantas o unidades
- relación de viviendas, plazas, trasteros o espacios relevantes
- personas de contacto: presidencia, junta, conserjería o personal interno
- listado inicial de propietarios, residentes o responsables
- documentos clave para publicar después del alta
- criterios internos de permisos y responsables de cada flujo
Plan recomendado de implantación¶
1. Confirma alcance y responsables¶
Antes de cargar datos, aclara tres cosas:
- quién valida la información de la comunidad
- quién será el contacto operativo durante la implantación
- qué módulos deben quedar activos desde el primer día
Si esto no está claro, la implantación se retrasa o se corrige dos veces.
2. Crea la comunidad y revisa su configuración base¶
En esta fase debes dejar resuelto:
- nombre visible de la comunidad
- dirección y datos de referencia
- estructura organizativa mínima
- idioma, canales o preferencias iniciales si aplican
No sigas con usuarios si la comunidad todavía no está correctamente definida.
3. Carga viviendas, unidades y espacios¶
La prioridad aquí es que la estructura refleje la realidad operativa:
- viviendas
- locales
- plazas de garaje
- trasteros
- otros espacios comunes o de gestión
Usa una nomenclatura consistente desde el principio. Si improvisas aquí, después tendrás incidencias, documentos y usuarios mal vinculados.
4. Da de alta usuarios y vincúlalos a sus unidades¶
Empieza por los perfiles clave:
- administrador o equipo del despacho
- presidencia o miembros de junta
- residentes principales
- empleados internos, si aplica
No intentes dar de alta a toda la comunidad si todavía no has validado el modelo con un grupo pequeño de usuarios reales.
5. Revisa roles y permisos antes de abrir acceso¶
Haz esta revisión mínima:
- qué puede ver y hacer el despacho
- qué puede hacer la junta
- qué puede ver un residente
- qué permisos especiales tendrán empleados o proveedores
La regla práctica es simple: cada perfil debe poder hacer su trabajo sin ver más de lo necesario.
6. Activa la operativa mínima del primer día¶
Para una implantación inicial, lo normal es dejar listo como mínimo:
- comunicaciones
- incidencias
- documentación básica
- notificaciones
Reservas, accesos, contabilidad o integraciones pueden quedar para una segunda fase si no están listas.
7. Publica una comunicación de bienvenida¶
No des acceso sin un mensaje inicial claro. Esa primera comunicación debería incluir:
- qué es Onzane
- para qué se va a usar desde ese momento
- qué deben hacer los usuarios al recibir la invitación
- a quién dirigirse si tienen dudas
8. Valida accesos con una prueba real¶
Antes de cerrar la implantación, prueba al menos:
- un acceso de administrador
- un acceso de residente
- una notificación o comunicación
- una incidencia creada y revisada
Esta prueba evita dar por buena una comunidad que en realidad aún no está operativa.
9. Cierra la implantación con un siguiente paso claro¶
Antes de terminar el día, deja definido:
- quién hará seguimiento la primera semana
- qué contenido o formación falta todavía
- qué módulos quedan para una segunda fase
Checklist operativa¶
- La comunidad está creada con nombre y datos correctos.
- La estructura de viviendas o unidades refleja la realidad del inmueble.
- El despacho o administrador principal ya tiene acceso validado.
- Los usuarios clave están dados de alta y vinculados.
- Los roles y permisos están revisados.
- Hay una primera comunicación de bienvenida preparada o publicada.
- Se ha validado al menos una incidencia de prueba.
- Hay un responsable asignado para la primera semana de uso.
Errores frecuentes¶
- Cargar usuarios antes de definir bien viviendas y unidades.
- Invitar a toda la comunidad sin hacer antes una prueba con usuarios reales.
- Mezclar propietarios, residentes, empleados y proveedores sin una política de permisos clara.
- No publicar una comunicación de arranque.
- Considerar la implantación terminada sin validar accesos ni notificaciones.
Siguiente paso recomendado¶
Continúa por Cómo dar de alta una comunidad, sus viviendas y sus usuarios y después revisa Roles y permisos.