Cuenta, equipo y permisos

Esta sección explica cómo organizar tu cuenta de administración en Onzane: usuarios, perfiles, permisos, delegaciones y ajustes básicos. Está pensada para administradores de fincas que trabajan en equipo y necesitan que cada persona vea y haga solo lo que le corresponde.

1. La idea general

En una cuenta multi-comunidad no todo el mundo debería tener acceso a todo. Hay personas que gestionan cobros, otras que se ocupan de incidencias, otras que preparan juntas, otras que solo consultan informes y otras que administran la cuenta completa.

Onzane permite organizar ese trabajo mediante usuarios y perfiles.

Un usuario es una persona concreta que entra en Onzane.

Un perfil define qué puede hacer esa persona: qué módulos puede ver, qué comunidades puede gestionar y qué acciones puede realizar.

2. Dónde se gestiona

Las zonas principales son:

Mi administración > Usuarios

Mi administración > Usuarios > Perfiles

Mi administración > Delegaciones

También puedes revisar tus propios datos desde:

Perfil

Configuración

3. Cuándo debes crear perfiles

Conviene crear perfiles cuando varias personas comparten una misma forma de trabajar.

Ejemplos habituales:

1. Administración financiera.
2. Gestión de incidencias.
3. Atención a propietarios.
4. Dirección o gerencia.
5. Personal con acceso de consulta.
6. Delegación territorial.

El perfil evita configurar permisos usuario por usuario. Si mañana entra otra persona con la misma función, le asignas el perfil y ya trabaja con las mismas reglas.

4. Flujo recomendado para dar de alta a una persona

1. Revisa qué trabajo hará esa persona.
2. Comprueba si ya existe un perfil adecuado.
3. Si no existe, crea un perfil nuevo.
4. Define qué módulos puede usar.
5. Define qué comunidades puede ver.
6. Crea el usuario.
7. Asígnale el perfil.
8. Pídele que entre y confirme que ve lo que necesita.

No empieces dando permisos amplios "por si acaso". Es más fácil ampliar permisos después que corregir acciones hechas en comunidades donde esa persona no debía operar.

5. Delegaciones

Las delegaciones sirven para organizar una administración que trabaja por oficinas, zonas o equipos.

Por ejemplo:

1. Delegación centro.
2. Delegación norte.
3. Equipo de alquileres.
4. Equipo de comunidades grandes.

La delegación no sustituye a los permisos, pero ayuda a ordenar la estructura interna de la administración.

6. Permisos y módulos

Cuando configures permisos, piensa en el flujo real de trabajo.

Una persona que emite recibos probablemente necesita acceso a cobros y quizá a propiedades para comprobar titulares. Una persona que registra facturas de proveedores necesita pagos y puede necesitar contabilidad. Una persona que prepara juntas puede necesitar documentos, comunicaciones, votaciones y propietarios.

No mires los módulos de forma aislada. Mira qué datos necesita consultar una persona para hacer bien su tarea.

7. Ajustes de usuario

Cada usuario debe mantener actualizados sus datos básicos: nombre, correo, idioma y configuración personal disponible.

Esto importa porque Onzane puede mostrar información, notificaciones o textos según esos datos. También ayuda al resto del equipo a identificar quién ha realizado determinadas acciones.

8. Revisión periódica de accesos

Cada cierto tiempo conviene revisar:

1. Usuarios activos.
2. Personas que ya no trabajan en la administración.
3. Perfiles demasiado amplios.
4. Usuarios con acceso a comunidades que ya no gestionan.
5. Permisos temporales que se dieron para una tarea concreta.

Haz esta revisión especialmente cuando cambie el equipo, cuando se incorpore una nueva comunidad o cuando una comunidad deje de ser cliente.

9. Errores habituales

Un error habitual es usar una sola cuenta compartida para varias personas. Eso impide saber quién hizo cada acción y complica cualquier revisión posterior.

Otro error es dar permisos de administrador a todo el equipo. En el día a día puede parecer cómodo, pero aumenta el riesgo de cambios accidentales en cobros, contabilidad, documentos o comunicaciones.

También es frecuente olvidar retirar permisos cuando una persona cambia de función. Si alguien pasa de cobros a atención al propietario, revisa su perfil.

10. Resumen operativo

Para trabajar bien con tu equipo:

1. Crea perfiles por función.
2. Asigna comunidades según responsabilidad real.
3. Da permisos suficientes, pero no excesivos.
4. Evita cuentas compartidas.
5. Revisa accesos de forma periódica.