Presupuestos para administradores de fincas

Esta guía explica cómo usar Onzane para llevar el ciclo completo de presupuestos de una comunidad: preparar el presupuesto anual, repartirlo entre propiedades, convertirlo en cuotas ordinarias, emitir recibos, trabajar con remesas, revisar la ejecución durante el año y cerrar el ejercicio.

Está escrita pensando en un administrador de fincas que entra por primera vez en Onzane y gestiona varias comunidades.

1. La idea general

En Onzane el presupuesto no es solo una tabla con importes. Es el punto de partida de todo el flujo económico de la comunidad.

Un presupuesto bien definido permite:

1. Saber cuánto se prevé gastar durante el año.
2. Organizar ese gasto por grupos: limpieza, ascensores, seguros, mantenimiento, suministros, etc.
3. Repartir cada grupo entre las propiedades que deben pagarlo.
4. Generar las cuotas ordinarias de los propietarios.
5. Emitir los recibos mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.
6. Crear remesas de cobro.
7. Contabilizar los cobros y hacer seguimiento.
8. Comparar presupuesto frente a gasto real.
9. Cerrar el año, regularizar diferencias y preparar el presupuesto siguiente.

La clave es seguir el orden correcto. Si se salta un paso, normalmente Onzane te avisará, pero es mejor trabajar siempre con un flujo claro.

2. Dónde se trabaja cada parte

Hay dos niveles de trabajo.

Vista multi-comunidad

Ruta en el menú:

Comunidades > Presupuestos

Esta pantalla es para el administrador de fincas que gestiona muchas comunidades. Sirve para ver de un vistazo:

• Qué comunidades tienen presupuesto para el año.
• Qué comunidades siguen sin presupuesto aprobado o activo.
• Qué presupuestos ya tienen plan de cuotas.
• Qué emisiones de cuotas quedan pendientes.
• Qué recibos siguen pendientes de cobro.
• Qué comunidades tienen cierres anuales pendientes.

Es una pantalla de control. No sustituye a la gestión detallada de cada comunidad, pero te ayuda a saber dónde tienes que entrar.

Vista de una comunidad

Cuando ya estás dentro de una comunidad concreta, el flujo se reparte entre estos módulos:

• Contabilidad > Herramientas > Presupuestos
• Cobros > Cuotas
• Cobros > Operativa
• Cobros > Seguimiento
• Contabilidad > Diario, Mayor, Balances e Informes, cuando toca revisar la parte contable.

La preparación del presupuesto vive en Contabilidad. La emisión y gestión de recibos vive en Cobros. Ambos módulos están conectados.

3. Antes de empezar

Antes de crear el presupuesto de una comunidad, revisa estos puntos.

Ejercicio contable

Entra en:

Contabilidad > Configuración > Ejercicio

Comprueba que existe el ejercicio del año que vas a presupuestar. Normalmente será del 1 de enero al 31 de diciembre, pero puede haber comunidades con ejercicios distintos.

El presupuesto siempre debe estar asociado a un ejercicio. Si no hay ejercicio, crea o revisa primero esa configuración.

Propiedades

Entra en:

Comunidad > Propiedades

Comprueba que las propiedades están dadas de alta correctamente. El presupuesto se reparte entre propiedades, así que aquí conviene revisar:

• Viviendas, locales, garajes y trasteros.
• Referencias y nombres.
• Propietarios asignados.
• Coeficientes o datos de reparto.

Si una propiedad falta o tiene un coeficiente incorrecto, las cuotas saldrán mal.

Formas de cobro

En la misma pantalla de propiedades revisa también la forma de cobro.

Entra en:

Comunidad > Propiedades > Editar forma de cobro

La cuota ordinaria que nace del presupuesto acabará generando recibos para cada propiedad. Si esos recibos se van a domiciliar, cada propiedad debe tener una forma de cobro válida: pagador, IBAN, BIC cuando corresponda, mandato SEPA y método de cobro activo.

No lo dejes para el final. Es mejor detectar antes de emitir que una vivienda no tiene cuenta bancaria o que un local se cobra por transferencia.

Cuentas contables

Entra en:

Contabilidad > Configuración > Cuentas

Comprueba que tienes las cuentas de gasto que vas a usar. Por ejemplo:

• Limpieza.
• Ascensores.
• Seguros.
• Reparaciones.
• Suministros.
• Administración.

No hace falta complicarlo al principio. Lo importante es que los grupos de gasto del presupuesto puedan asociarse a cuentas contables coherentes.

4. Paso 1: crear o revisar los grupos de gasto

Entra en:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Grupos de gasto

Los grupos de gasto son la forma de ordenar el presupuesto. En vez de tener una lista enorme de líneas sueltas, agrupas los importes por conceptos que se entienden bien.

Ejemplos habituales:

• Gastos generales.
• Limpieza.
• Ascensor portal 1.
• Ascensor portal 2.
• Garajes.
• Piscina.
• Seguro.
• Administración.

Cada grupo debe responder a una pregunta sencilla: quién debe pagar este gasto.

Grupo que pagan todos

Por ejemplo, seguro general o administración. Normalmente lo pagan todas las propiedades según su coeficiente.

Grupo que paga solo una parte

Por ejemplo, un ascensor que solo usan algunas viviendas, o gastos de garaje que no deben pagar las viviendas sin plaza.

En ese caso, el grupo debe tener asignadas solo las propiedades que participan en ese gasto.

Reparto por coeficiente o reparto manual

Según cómo esté configurada la comunidad, puedes trabajar con:

• Reparto por coeficiente.
• Reparto manual.
• Repartos específicos por grupo.

Si la comunidad tiene reglas de reparto especiales, es mejor configurarlas aquí antes de crear las cuotas. El presupuesto aprobado congela una foto de estos grupos y porcentajes; por eso conviene revisarlo bien antes de aprobar.

5. Paso 2: crear el plan de presupuesto

Entra en:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Plan de presupuesto

Aquí se crea el presupuesto anual de la comunidad.

Pulsa Nuevo plan y completa:

• Nombre del presupuesto. Por ejemplo: Presupuesto 2026.
• Ejercicio contable.
• Notas internas si quieres dejar contexto.
• Estado inicial, normalmente Borrador.

Estados del presupuesto

Un presupuesto puede estar en estos estados:

• Borrador: todavía lo estás preparando. Puedes modificarlo sin problema.
• Aprobado: la comunidad ya lo ha validado. Onzane congela la base de reparto para usarla con seguridad.
• Activo: es el presupuesto en vigor para ese ejercicio.
• Cerrado: ya no se trabaja sobre él, salvo para consulta o cierre anual.

Como regla práctica:

1. Trabaja en Borrador.
2. Revisa importes y reparto.
3. Pasa a Aprobado cuando esté validado.
4. Usa Activo cuando sea el presupuesto operativo del año.

6. Paso 3: introducir las líneas del presupuesto

Dentro del plan, entra en las líneas del presupuesto.

Cada línea representa una previsión de gasto. Debes indicar:

• Cuenta contable.
• Grupo de gasto, si aplica.
• Periodo o mes.
• Importe.
• Notas si hace falta.

Puedes plantearlo de dos formas.

Presupuesto anual concentrado

Usas una o pocas líneas por grupo, normalmente en enero, con el total anual.

Es sencillo y suficiente si solo quieres calcular cuotas anuales y comparar el total del año.

Presupuesto distribuido por meses

Repartes el gasto por meses. Por ejemplo, suministros mensuales, mantenimiento trimestral, seguro anual en el mes de renovación.

Es más trabajo, pero permite una comparación más fina durante el año.

7. Paso 4: revisar la previsualización de cuotas

Entra en:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Previsualización de cuotas

Esta pantalla responde a la pregunta importante: cuánto pagará cada propiedad.

Aquí debes revisar:

• Total anual presupuestado.
• Total repartido.
• Si hay importe sin repartir.
• Cuota por propiedad.
• Desglose por grupos.
• Número de vencimientos.
• Importe por vencimiento.

Si ves importes raros, no sigas. Vuelve a revisar grupos, propiedades, coeficientes o líneas del presupuesto.

Qué significa importe sin repartir

Significa que hay presupuesto que Onzane no sabe asignar a ninguna propiedad.

Suele pasar por:

• Grupo sin propiedades asignadas.
• Coeficientes incompletos.
• Línea de presupuesto sin grupo cuando debería tenerlo.
• Reparto manual mal configurado.

No conviene generar cuotas si hay importes sin repartir.

8. Paso 5: aprobar o activar el presupuesto

Cuando ya has revisado el presupuesto y la previsualización de cuotas, cambia el estado del plan.

Puedes pasarlo a:

• Aprobado, si todavía no quieres dejarlo como presupuesto en vigor.
• Activo, si ya es el presupuesto operativo del ejercicio.

Al aprobar o activar, Onzane trabaja con un snapshot del reparto. Esto es importante: guarda una foto de los grupos, propiedades y porcentajes en ese momento.

La ventaja es que, si más adelante cambias una propiedad o un coeficiente por otro motivo, el presupuesto aprobado no se descontrola automáticamente.

9. Paso 6: crear el plan de cuotas desde el presupuesto

Entra en:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Previsualización de cuotas

Desde ahí puedes crear el plan de cuotas ordinarias asociado al presupuesto.

Tendrás que decidir:

• Nombre del plan de cuotas.
• Concepto que aparecerá en los recibos.
• Frecuencia de emisión.
• Mes de inicio.
• Mes de fin.
• Día de emisión.
• Días hasta vencimiento.
• Cuenta bancaria de la comunidad, si aplica.
• Estado del plan: normalmente Borrador o Activo.

Antes de crear el plan, conviene revisar que las propiedades que participarán en la cuota tienen forma de cobro correcta. El plan define qué se va a emitir, pero la forma de cobro de cada propiedad es la que después permite remesar sin incidencias.

Frecuencias habituales

Onzane permite trabajar con distintas frecuencias:

• Mensual.
• Bimestral.
• Trimestral.
• Semestral.
• Anual.

La frecuencia decide cuántos vencimientos tendrá el presupuesto. Por ejemplo:

• Mensual: 12 emisiones.
• Trimestral: 4 emisiones.
• Semestral: 2 emisiones.
• Anual: 1 emisión.

Cuándo usar cada frecuencia

Usa mensual si la comunidad cobra cuotas todos los meses.

Usa trimestral si la comunidad cobra cuatro cuotas al año.

Usa anual si se cobra todo de una vez, algo menos habitual en comunidades grandes pero posible.

La decisión debe coincidir con lo aprobado por la comunidad.

10. Paso 7: revisar el calendario de emisión

Entra en:

Cobros > Cuotas

Aquí verás el plan de cuotas creado desde el presupuesto. Dentro del plan, Onzane muestra la generación guiada de emisiones.

El calendario te permite saber:

• Qué meses o vencimientos están previstos.
• Cuáles están pendientes.
• Cuáles ya se han generado.
• Cuántos recibos se crearán.
• Qué importe total se espera emitir.

Este calendario es el puente entre el presupuesto y los recibos reales.

11. Paso 8: generar emisiones y recibos

Desde Cobros > Cuotas, genera la emisión del mes o vencimiento que toque.

Una emisión es el lote de cuotas de un periodo. Por ejemplo:

• Emisión enero 2026.
• Emisión primer trimestre 2026.
• Emisión anual 2026.

Al generar una emisión, Onzane crea los recibos de las propiedades correspondientes.

Recibos en borrador

Lo normal es generar primero en borrador. Así puedes revisar antes de emitir oficialmente.

Revisa:

• Número de recibos.
• Importe total.
• Propiedades incluidas.
• Concepto.
• Fecha de emisión.
• Fecha de vencimiento.
• Forma de cobro de las propiedades que irán a remesa.

Regenerar una emisión

Si todavía todo está en borrador, puedes regenerar para corregir importes o datos.

Pero si ya hay recibos emitidos, cobrados, remesados o contabilizados, Onzane puede bloquear la regeneración. Esto evita duplicidades o descuadres.

12. Paso 9: trabajar con remesas

Una vez tienes recibos preparados, entra en:

Cobros > Operativa

Desde aquí se gestionan operaciones de cobro, incluyendo remesas si la comunidad cobra por domiciliación.

El flujo normal es:

1. Seleccionar recibos emitidos o preparados.
2. Crear la remesa.
3. Revisar cuenta bancaria de la comunidad y forma de cobro de las propiedades.
4. Generar el fichero bancario si aplica.
5. Marcar o seguir el estado de la remesa.

La remesa no sustituye al recibo. La remesa es la forma de enviar varios recibos al banco para su cobro.

Si una propiedad no tiene domiciliación válida, corrige su forma de cobro antes de incluir el recibo en la remesa o decide cobrar ese recibo por otra vía.

13. Paso 10: seguimiento de cobros

Entra en:

Cobros > Seguimiento

Aquí revisas qué ha pasado con los recibos:

• Emitidos.
• Cobrados.
• Devueltos.
• Pendientes.
• Cancelados.

Este seguimiento es importante porque afecta a la tesorería, la morosidad y la contabilidad.

Si hay devoluciones, tendrás que gestionarlas desde el módulo de Cobros: revisar el recibo, registrar la devolución, reclamar si corresponde y mantener el saldo actualizado.

14. Paso 11: contabilidad automática o manual

Onzane puede conectar los movimientos de cobros con la contabilidad mediante eventos contables.

Según la configuración de la comunidad, la contabilidad puede trabajar de forma:

• Automática.
• Manual.
• Con revisión previa.

La idea es que las acciones económicas importantes generen eventos:

• Emisión de recibos.
• Cobro de recibos.
• Devoluciones.
• Compensaciones.
• Regularizaciones.

Después esos eventos se convierten en asientos contables.

Dónde revisar la contabilidad

Entra en:

• Contabilidad > Movimientos > Diario
• Contabilidad > Movimientos > Mayor
• Contabilidad > Informes > Balances
• Contabilidad > Herramientas > Automatizaciones, si la comunidad tiene modo avanzado.

Como administrador, no necesitas entrar en el detalle técnico cada día, pero sí conviene revisar que los importes emitidos, cobrados y pendientes cuadran con contabilidad.

15. Paso 12: seguimiento de ejecución presupuestaria

Durante el año entra en:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Presupuesto vs real

Esta pantalla sirve para comparar lo previsto con lo que realmente está pasando.

Puedes revisar:

• Presupuesto total.
• Gasto real.
• Desviación.
• Porcentaje de ejecución.
• Grupos excedidos.
• Grupos en riesgo.
• Gasto real sin grupo presupuestario asignado.

Cómo interpretar la ejecución

Si un grupo está por debajo de lo previsto, no pasa nada necesariamente. Puede que el gasto llegue más adelante.

Si un grupo está muy por encima, conviene revisarlo:

• Puede haber una factura mal clasificada.
• Puede haber un gasto extraordinario.
• Puede que el presupuesto inicial fuera insuficiente.
• Puede que haya que informar a la comunidad.

Si aparece gasto real sin grupo, significa que hay movimientos contables que no se han podido asignar bien a un grupo presupuestario. Conviene corregirlo para que el informe sea útil.

16. Paso 13: cierre anual del presupuesto

Al final del ejercicio, vuelve a:

Contabilidad > Herramientas > Presupuestos > Plan de presupuesto

Desde el presupuesto aprobado o activo puedes iniciar el cierre anual.

El cierre anual sirve para:

• Comparar presupuesto y gasto real.
• Ver diferencias por grupo.
• Calcular regularizaciones.
• Cerrar el presupuesto.
• Crear el presupuesto siguiente a partir del anterior.

Cerrar solo

Puedes cerrar el presupuesto sin crear el siguiente. Esto deja el presupuesto bloqueado como histórico.

Cerrar y crear el presupuesto siguiente

También puedes cerrar y crear el nuevo presupuesto en el mismo flujo.

Onzane puede copiar líneas al siguiente ejercicio y, si lo decides, incluir regularizaciones.

Esto es útil cuando la comunidad mantiene una estructura parecida año tras año.

17. Paso 14: regularizaciones

Después del cierre puede haber diferencias por propiedad.

Hay dos casos:

Importes a cobrar

Si una propiedad ha pagado menos de lo que le corresponde según la liquidación, puedes generar recibos de regularización.

Onzane permite crear esos recibos desde el presupuesto cerrado o en proceso de liquidación.

Antes de generarlos, revisa:

• Concepto del recibo.
• Fecha de emisión.
• Fecha de vencimiento.
• Estado inicial: borrador o emitido.
• Importes por propiedad.

Saldos a favor

Si una propiedad tiene saldo a favor, no siempre conviene devolverlo inmediatamente. Muchas comunidades prefieren compensarlo contra cuotas futuras.

Onzane permite guardar esos saldos para aplicarlos en emisiones posteriores.

Cuando se genere una cuota futura, el sistema podrá aplicar la compensación y dejar trazabilidad de lo usado y lo pendiente.

18. Paso 15: revisar el panel multi-comunidad cada semana

Para un administrador de fincas con muchas comunidades, la pantalla:

Comunidades > Presupuestos

debería revisarse de forma periódica.

Úsala para detectar:

• Comunidades sin presupuesto del año.
• Presupuestos sin plan de cuotas.
• Emisiones pendientes.
• Recibos pendientes.
• Cierres pendientes.

Es una pantalla para priorizar trabajo. Si ves una comunidad con algo pendiente, entra desde los accesos de la propia fila y trabaja el detalle en esa comunidad.

19. Errores habituales y cómo evitarlos

Aprobar antes de revisar el reparto

Antes de aprobar, revisa siempre la previsualización de cuotas. Si hay importe sin repartir, corrígelo antes.

Crear cuotas desde un presupuesto que aún no está aprobado

Onzane solo debería generar cuotas desde presupuestos aprobados o activos. Esto evita que se emitan recibos desde un presupuesto todavía provisional.

Cambiar coeficientes después de aprobar y esperar que todo cambie

El presupuesto aprobado usa snapshot. Si necesitas que el reparto cambie, revisa si debes actualizar el snapshot, crear una nueva versión o ajustar el presupuesto según el caso.

Generar recibos sin revisar el calendario

Antes de generar, mira si estás emitiendo el mes correcto y si la frecuencia coincide con lo aprobado.

Generar remesas sin revisar formas de cobro

Antes de lanzar una remesa, revisa que las propiedades tienen datos bancarios y mandato correctos. Una cuota bien calculada puede fallar igualmente si el IBAN o el pagador no están preparados.

Regenerar emisiones ya utilizadas

Si los recibos ya están emitidos, remesados, cobrados o contabilizados, no los trates como borradores. Haz ajustes o regularizaciones, no regeneraciones sin control.

No revisar el presupuesto vs real durante el año

El presupuesto no es solo para emitir cuotas. También sirve para saber si la comunidad va bien o se está desviando.

20. Flujo recomendado resumido

1. Revisa ejercicio contable, propiedades, formas de cobro y cuentas.
2. Configura grupos de gasto.
3. Crea el plan de presupuesto en borrador.
4. Introduce líneas de presupuesto.
5. Revisa la previsualización de cuotas.
6. Corrige importes sin repartir si los hay.
7. Aprueba o activa el presupuesto.
8. Crea el plan de cuotas desde el presupuesto.
9. Revisa el calendario de emisión.
10. Genera emisiones y recibos en Cobros.
11. Revisa formas de cobro antes de remesar.
12. Crea remesas si corresponde.
13. Haz seguimiento de cobros, devoluciones y pendientes.
14. Revisa la contabilización.
15. Durante el año, consulta Presupuesto vs real.
16. Al final del año, cierra, regulariza y crea el presupuesto siguiente.

21. Recomendación práctica

Trabaja siempre con este criterio: primero preparar, luego revisar, después aprobar y por último emitir.

Onzane está pensado para que presupuesto, cuotas, cobros y contabilidad estén conectados. Si haces el flujo en orden, cada paso deja trazabilidad y reduce mucho el riesgo de descuadres.