Primeros pasos en Onzane

Esta guía te ayuda a situarte en Onzane cuando trabajas como administrador de fincas con varias comunidades. La idea es que entiendas qué mirar primero, cómo pasar de una vista global a una comunidad concreta y en qué orden conviene trabajar para no duplicar tareas ni crear información incompleta.

1. La idea general

Onzane tiene dos niveles de trabajo.

El primer nivel es la cuenta de administración. Aquí ves todas tus comunidades, tus proveedores generales, tus usuarios, tus delegaciones y los paneles que sirven para controlar varias comunidades a la vez.

El segundo nivel es cada comunidad. Cuando entras en una comunidad concreta, ya trabajas con sus propietarios, documentos, incidencias, reservas, cobros, pagos, contabilidad, fiscalidad e informes.

Como administrador, tu trabajo diario suele ser una mezcla de ambos niveles:

1. Revisas la situación global.
2. Detectas qué comunidades necesitan atención.
3. Entras en una comunidad concreta.
4. Ejecutas la tarea.
5. Vuelves a la vista global para seguir con la siguiente.

2. Dónde empezar cada día

Entra primero en:

Comunidades > Mis comunidades

Desde ahí localizas la comunidad con la que vas a trabajar. Si tu tarea es económica y afecta a presupuestos, cuotas o cierres, también puedes entrar en:

Comunidades > Presupuestos

Ese panel está pensado para administradores que llevan muchas comunidades y necesitan saber qué comunidades tienen presupuestos activos, cuotas pendientes, recibos emitidos, cierres anuales sin terminar o trabajo económico pendiente.

3. Qué revisar antes de operar

Antes de hacer acciones importantes, confirma tres cosas.

Comunidad correcta

Parece obvio, pero en cuentas multi-comunidad es el error más fácil de cometer. Comprueba siempre el nombre de la comunidad en la cabecera antes de subir documentos, emitir recibos, crear comunicaciones o registrar facturas.

Año o ejercicio correcto

En módulos económicos, revisa el año que estás consultando. Un presupuesto, una remesa, un informe o un modelo fiscal pueden tener sentido solo dentro de un ejercicio concreto.

Permisos correctos

Si no ves una pantalla o una acción, puede deberse a que tu perfil no tiene permiso para ese módulo. En ese caso, revisa la configuración de usuarios y perfiles con la persona responsable de la cuenta.

4. Cómo está organizado el menú

El menú principal separa el trabajo en bloques.

Comunidades agrupa la gestión de comunidades clientes. Desde ahí entras en Mis comunidades, Presupuestos, Proveedores de administración e Información global.

Mi administración agrupa funciones propias de tu empresa o despacho, como inmuebles, delegaciones y usuarios.

Dentro de una comunidad encontrarás módulos específicos: propiedades, residentes, documentos, incidencias, instalaciones, proveedores, personal, contabilidad, cobros, pagos, fiscalidad e informes.

5. Flujo recomendado de trabajo

Cuando una comunidad empieza a trabajar en Onzane, sigue este orden:

1. Configura la comunidad.
2. Revisa módulos activos y ajustes básicos.
3. Carga propiedades y propietarios.
4. Configura formas de cobro si se emitirán cuotas o remesas.
5. Añade residentes, vehículos y datos relacionados.
6. Organiza documentos y proveedores.
7. Configura contabilidad, ejercicio y cuentas.
8. Prepara presupuesto y cuotas.
9. Empieza a emitir recibos, importar cargos variables, registrar pagos y consultar informes.
10. Activa comunicaciones, reservas, incidencias y personal según necesite la comunidad.

No todas las comunidades usan todos los módulos. Lo importante es no empezar por cobros, presupuestos o votaciones si antes faltan datos base como propiedades, propietarios o permisos.

6. Cómo moverte dentro de una comunidad

Al abrir una comunidad, Onzane muestra su panel. Desde ahí puedes acceder a los módulos principales y revisar avisos o información pendiente.

La forma más segura de trabajar es:

1. Entrar en la comunidad.
2. Confirmar que estás en el módulo correcto.
3. Hacer la acción.
4. Comprobar el resultado.
5. Volver al panel o al listado de comunidades.

Si vas a hacer varias acciones relacionadas, por ejemplo presupuesto, cuotas y remesa, mantén siempre la misma comunidad abierta hasta terminar el flujo.

7. Buenas prácticas para cuentas multi-comunidad

Usa nombres claros. En presupuestos, remesas, documentos, comunicaciones y contratos, evita nombres genéricos como Nuevo, Prueba o 2026. Es mejor usar nombres como Presupuesto ordinario 2026, Remesa cuotas marzo 2026 o Contrato limpieza 2026.

Revisa antes de aprobar. Muchas acciones tienen efectos posteriores: aprobar un presupuesto, emitir recibos, cerrar un ejercicio o publicar una votación. Antes de confirmar, revisa importes, destinatarios y fechas.

Trabaja con filtros. En listados grandes, filtra por comunidad, fecha, estado o año. Esto reduce errores y te ayuda a priorizar.

Deja contexto. Cuando una pantalla permita notas internas o descripciones, úsalas para explicar decisiones que otra persona del equipo tendrá que entender más adelante.

8. Errores habituales

El error más habitual es trabajar con datos incompletos. Por ejemplo, emitir cuotas sin revisar propietarios y formas de cobro, preparar informes sin cerrar movimientos o publicar comunicaciones sin comprobar destinatarios.

Otro error común es mezclar el nivel global con el nivel de comunidad. Recuerda: una cosa es gestionar información de toda la administración y otra distinta trabajar dentro de una comunidad concreta.

También conviene evitar cambios de última hora sin revisar el impacto. Si modificas propiedades, coeficientes, proveedores o cuentas contables después de haber generado documentos o recibos, revisa si debes regenerar algo.

9. Resumen operativo

Onzane está pensado para que trabajes con una visión global de todas tus comunidades y, cuando sea necesario, bajes al detalle de cada una.

Para trabajar bien:

1. Empieza por la vista global.
2. Entra en la comunidad correcta.
3. Revisa datos base antes de acciones importantes.
4. Sigue el orden natural de cada proceso.
5. Comprueba el resultado antes de pasar a la siguiente tarea.