Pagos a proveedores

Esta sección explica cómo usar Onzane para gestionar facturas recibidas, vencimientos, propuestas de pago y ejecuciones. Es el módulo que permite controlar qué debe pagar una comunidad, cuándo debe pagarlo y cómo queda reflejado en su gestión económica.

1. La idea general

Los pagos a proveedores empiezan antes del pago bancario. Primero hay una factura o documento de gasto, luego una revisión, después un vencimiento y finalmente una propuesta o ejecución de pago.

Onzane ayuda a que ese proceso quede ordenado y conectado con proveedores, presupuesto, contabilidad y fiscalidad.

2. Dónde se gestiona

Dentro de una comunidad:

Pagos > Resumen

Pagos > Facturas

Pagos > Operaciones > Propuestas

Pagos > Operaciones > Ejecuciones

Pagos > Vencimientos

3. Antes de registrar facturas

Revisa:

1. Proveedor correcto.
2. Comunidad correcta.
3. Fecha de factura.
4. Fecha de vencimiento.
5. Importe.
6. Impuestos o retenciones si aplican.
7. Cuenta contable o categoría de gasto.
8. Documento adjunto.
9. Relación con contrato, incidencia o presupuesto si existe.

Si una factura se registra sin proveedor correcto o sin fecha de vencimiento, será más difícil controlar pagos.

4. Facturas

La factura es el punto de partida.

Al registrarla, deja claro:

1. Quién factura.
2. A qué comunidad corresponde.
3. Qué servicio o gasto cubre.
4. Cuándo vence.
5. Si está pendiente, aprobada, pagada o con incidencia.

Adjunta el documento siempre que sea posible. Un pago sin factura localizada obliga al equipo a buscar información fuera de Onzane.

5. Vencimientos

Los vencimientos sirven para saber qué pagos se acercan.

Revísalos periódicamente para:

1. Evitar pagos fuera de plazo.
2. Preparar remesas o transferencias.
3. Priorizar facturas urgentes.
4. Detectar facturas sin aprobar.
5. Revisar tesorería antes de pagar.

Una buena revisión de vencimientos evita llamadas de proveedores y tensiones de caja.

6. Propuestas de pago

Una propuesta de pago es una selección de facturas que se plantea pagar.

Antes de crearla:

1. Filtra facturas pendientes.
2. Revisa vencimientos.
3. Comprueba tesorería.
4. Excluye facturas con dudas.
5. Agrupa pagos por criterio práctico.

La propuesta permite revisar antes de ejecutar. Es especialmente útil si una persona prepara pagos y otra los valida.

7. Ejecuciones de pago

La ejecución es el momento en el que se confirma que el pago se ha realizado o se prepara su salida.

Antes de ejecutar:

1. Revisa facturas incluidas.
2. Confirma importes.
3. Comprueba proveedor y cuenta.
4. Verifica fecha.
5. Asegúrate de que no hay facturas duplicadas.

Después de ejecutar, revisa si se ha actualizado el estado de las facturas y si contabilidad refleja el movimiento correctamente.

8. Relación con proveedores

Pagos depende de proveedores.

Si el proveedor está duplicado, los pagos se repartirán entre fichas distintas. Si faltan datos fiscales o bancarios, la factura puede quedar incompleta.

Antes de registrar facturas recurrentes, revisa la ficha del proveedor y el contrato si existe.

9. Relación con presupuesto

Las facturas son gasto real. El presupuesto recoge gasto previsto.

Si registras las facturas con cuentas o categorías adecuadas, después podrás comparar presupuesto frente a real y detectar desviaciones.

Ejemplo: si el presupuesto de limpieza era de 12.000 euros y las facturas registradas suman 14.000, Onzane puede ayudarte a ver esa desviación.

10. Relación con fiscalidad

Algunas facturas afectan a IVA, retenciones o modelos fiscales.

Por eso, al registrar facturas revisa bien:

1. Base imponible.
2. IVA.
3. Retención.
4. Fecha.
5. Proveedor.
6. Tipo de operación.

Un error en factura puede aparecer después en fiscalidad.

11. Errores habituales

El error más frecuente es registrar facturas sin adjunto o con concepto poco claro.

Otro error es pagar facturas sin pasar por propuesta cuando la administración necesita revisión interna.

También es habitual no controlar vencimientos. Si se revisan solo cuando el proveedor reclama, el módulo pierde valor.

12. Resumen operativo

Para gestionar pagos:

1. Registra facturas completas.
2. Revisa vencimientos.
3. Crea propuestas cuando haya revisión.
4. Ejecuta pagos con importes confirmados.
5. Conecta facturas con proveedores, presupuesto, contabilidad y fiscalidad.