Cómo configurar instalaciones para que se puedan reservar

En Onzane, las reservas se configuran desde el panel de administración de la comunidad, dentro de Instalaciones. Si la instalación nace bien configurada, la experiencia en la app es clara. Si nace mal, sólo se acelera el conflicto.

Qué resuelve esta guía

Te ayuda a crear correctamente una instalación de tipo reserva y a definir su normativa, sus horarios y sus elementos opcionales para que los vecinos puedan reservarla desde la app con reglas claras.

Tipos de instalación disponibles hoy

Actualmente existen tres tipos de instalación:

Tipo	Para qué sirve
Instalación con reservas	Permite que los vecinos reserven esa instalación desde la app
Instalación con control de acceso	Permite controlar el acceso y registrar quién accede y cuándo
Instalación con cerradura	Permite controlar el acceso, pero sin registrar quién accede y cuándo

Si lo que necesitas es que una sala, pista o espacio se pueda reservar, debes crear una instalación con reservas.

Antes de crear la instalación

Antes de entrar en la configuración, conviene tener claro:

1. qué espacio se va a reservar
2. qué reglas reales aplica la comunidad a esa instalación
3. si el horario cambia por temporadas
4. si se reserva la instalación completa o recursos dentro de ella
5. si existen servicios adicionales asociados a la reserva

Ejemplos habituales:

• pista de pádel
• sala multiusos
• gastroteca
• club social
• barbacoa
• sala de reuniones
• zonas compartidas con cupos o recursos internos

1. Crear una nueva instalación de tipo reserva

Dentro de la comunidad, entra en Instalaciones y crea una nueva instalación.

En este punto, para reservas, el tipo correcto es instalación con reservas.

2. Configuración básica de la instalación

La configuración base empieza por estos elementos:

• nombre de la instalación
• icono
• estado inicial
• normativa de la instalación

El nombre debe ser claro para que el vecino lo entienda sin dudas desde la app. El icono debe ayudar a identificar rápidamente el tipo de espacio. El estado inicial conviene dejarlo alineado con el momento real en el que quieres abrir las reservas.

3. Configurar la normativa de reserva

La normativa es la parte más importante. Aquí es donde se traducen las reglas reales de la comunidad al sistema.

Entre las opciones que podéis definir están:

• número de días de antelación con los que se puede reservar
• número máximo de reservas al día por vivienda
• número máximo de reservas al día en total
• límites de reservas por vivienda dentro de un periodo de X días
• periodo de cancelación en el que ya no se permite cancelar justo antes de la reserva
• periodo de exención para permitir reservas cercanas a la hora aunque normalmente no cumplirían ciertos límites

Cómo pensar bien esta normativa

La lógica práctica suele ser esta:

• la antelación controla cuánto tiempo antes puede bloquearse una instalación
• los máximos por vivienda evitan abuso o acaparamiento
• los máximos globales ayudan a controlar la carga del día
• el periodo de cancelación evita huecos muertos a última hora
• el periodo de exención permite aprovechar franjas cercanas sin castigar tanto al usuario si queda espacio libre

4. Definir aforo y pre-reservas

La instalación puede configurarse además con opciones funcionales adicionales.

Aforo

Puedes indicar si la instalación tiene aforo. Si lo tiene, en la reserva se pedirá el número de personas. Si no lo tiene, esa parte no se utiliza.

Esto es útil cuando la capacidad importa de verdad en la operativa o en la normativa de la comunidad.

Pre-reservas

También podéis configurar un sistema de pre-reservas si la instalación lo necesita.

5. Definir temporadas y horarios

La instalación puede tener distintas temporadas, por ejemplo verano e invierno.

Para cada temporada, podéis definir el horario según varios modelos:

• el mismo horario todos los días
• un horario entre semana y otro para fines de semana
• un horario diferente para cada día de la semana

Y dentro de cada día o bloque horario, podéis definir las franjas horarias que queráis.

Qué permite esto en la práctica

• crear tramos de distinta duración
• adaptar el horario por estación
• reflejar exactamente la normativa de la comunidad
• evitar obligar a todas las instalaciones a comportarse igual

6. Definir recursos dentro de la instalación

Si no queréis reservar la instalación completa, podéis definir recursos dentro de ella.

Esto es útil, por ejemplo, en una gastroteca donde no se quiere reservar toda la sala, sino una mesa concreta para una propiedad.

En ese caso:

• la instalación actúa como contenedor
• los recursos son los elementos realmente reservables
• el vecino reserva un recurso dentro de la instalación, no la instalación entera

7. Definir servicios adicionales

También podéis definir hasta dos servicios por instalación.

Los servicios sirven para añadir elementos extra a la reserva. Por ejemplo:

• luz en una pista de pádel
• invitados en una reserva
• suplementos o condiciones adicionales ligadas al uso

Un servicio puede tener coste adicional o no. También puede servir simplemente para recoger información que la comunidad necesita en el momento de reservar.

8. Qué verá el vecino en la app

Una vez configurada la instalación, los vecinos pueden:

1. entrar en la opción de Reservas
2. seleccionar la instalación
3. elegir un día concreto
4. ver la disponibilidad de ese día
5. ver las franjas horarias existentes
6. reservar la franja disponible
7. cancelar posteriormente la reserva, si la normativa lo permite

Si una franja ya está ocupada, también pueden pulsar para que la app les avise mediante una notificación push si esa franja queda libre por cancelación.

9. Checklist antes de publicarlo

• La instalación está creada como tipo reserva.
• El nombre, icono y estado inicial son correctos.
• La normativa refleja de verdad las reglas de la comunidad.
• La antelación, máximos y periodos especiales están revisados.
• Las temporadas y franjas horarias están bien configuradas.
• Los recursos están creados si no se reserva la instalación completa.
• Los servicios están dados de alta si hay extras o suplementos.
• Se ha probado la reserva desde la app con una cuenta real o equivalente.

Imágenes y vídeo recomendados

Las capturas que más ayudan en esta guía son:

1. Alta de una instalación de tipo reserva.
2. Configuración de normativa con límites y periodos.
3. Configuración de temporadas y franjas horarias.
4. Definición de recursos dentro de una instalación.
5. Definición de servicios adicionales.
6. Vista de la app con disponibilidad de un día y reserva de franja.

Como vídeo, aquí conviene una demo corta de 60 a 90 segundos mostrando:

• creación de la instalación
• normativa
• horario
• experiencia final del vecino en la app

Errores frecuentes

• Crear la instalación con el tipo equivocado.
• Configurar horarios sin haber definido antes temporadas reales.
• No traducir bien la normativa de la comunidad al sistema.
• Olvidar recursos cuando realmente no se reserva el espacio completo.
• Abrir la instalación sin probar antes la experiencia del vecino en la app.

Siguiente paso recomendado

Si lo que necesitas no es una reserva sino controlar el acceso, revisa Control de acceso y automatización de la comunidad. Si quieres explicar este tipo de capacidades a una junta o comunidad, ve a Cómo presentar Onzane a una comunidad.